9 گام آموزش دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال

همه ما دوست داریم از ساعت‌های عمرمان بهترین استفاده را کنیم اما طبیعتا همه کارها، همه قرارها و تاریخ‌ها را نمی‌توان حفظ کرد. وقتی پر کار می‌شویم، خیلی چیزهای مهم را فراموش می‌کنیم و عقب می‌اندازیم. اما حالا دیگر زمان افسوس خوردن نیست؛ چون یک دفتر ساده اما جادویی را قرار است به شما معرفی کنیم که کلید رفع مشکلات در برنامه ریزی‌ها است.

در این مطلب به سوالات زیر پاسخ می‌دهیم:

• دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال چیست؟
• تکنیک هایی برای تعیین اهداف بلند و کوتاه مدت چه اثری دارد؟
• چگونه اهداف‌مان را فراموش نکنیم؟
• ردیاب عادت چیست؟

دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال چیست؟

اگر برای شما هم جالب است بدانید دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال برای چه کارهایی استفاده می‌شود؟ باید بگویم که شما با یک دفتر جادویی آشنا خواهید شد. زیرا تلفیقی از یک دفتر برنامه ریزی، دفتر خاطرات، دفترچه یادداشت، لیست کارها و نقشه راه است. ابزاری عملی و در عین حال بسیار راحت که کنترل زندگی و زمان را برای همیشه در دستان‌تان قرار می‌دهد .

1. پاک سازی ذهن

اولین و مهم ترین نکته در دفتر برنامه ریزی به روش بولت ژورنال تعهد به این اصل است: قبل از نوشتن هر چیزی در دفترچه کاملاً به آن فکر کرده و آن را در ذهن خود ویرایش کنید. در گام اول به پاکسازی ذهن کامل نیاز دارید، نترسید چنین کاری اصلا سخت نیست. برای این کار ورق سفید و خودکار کافی‌ است. ابتدا یک برگه سفید تهیه کرده و آن را به سه قسمت عمودی و مساوی تقسیم کنید.

ستون اول : محل نوشتن کارهایی که هر روز انجام می دهید این ستون باید با همه کارهای روزمره پر شود، بدون آنکه به اهمیت یا زمان بر بودن و …فکر کنید.

ستون دوم : کارهای زیادی وجود دارد که باید انجام شود برای هر گذر زمان مناسب برای آنها پیدا نکردید. ستون دوم متعلق به کارهایی است، که باید انجام دهید. تعمیر یک وسیله، شستن لباس‌ها، شروع نوشتن یک داستان جدید و …

ستون سوم : متعلق به کارهایی است که می‌خواهید در آینده انجام دهید رویاها و اهدافتان و…

حالا به ورق سیاه شده نگاه کنید. این نوشته‌ها در حقیقت نقشه‌ای از نحوه سپری شدن روزهای عمر شما است. مانند آنکه یک عکس فوری از زندگی خود گرفته‌اید. آیا این‌ها واقعا انتخاب‌های هستند که می‌خواهید انجام دهید؟ اگر پاسخ منفی است، بدون ترس آن‌ها را خط بزنید این کار را نباید وارد دفترچه شما شود. آنچه از دفتر خارج می‌کنید دقیقا به اندازه آنچه در آن قرار می‌دهید مهم است.

2.  رویاهات رو بساز!

حالا زمان ساختن دفترچه جادویی خود رسیده است. اولین چیزی که به آن نیاز دارید یک دفترچه است. هر نوعی که دوست دارید. ساده یا فانتزی، دفتر  خط دار یا سفید. سپس یک مداد یا خودکار بردارید.

ممکن است بپرسید برای ساخت دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال بهتر نیست که از رایانه یا موبایل استفاده کنیم؟ و مطالب را تایپ کنیم؟ خیر این وسایل تمرکز و حواس‌تان را از کار پرت می‌کنند. نکته کلیدی استفاده از دفتر است، که به هیچ اینترنتی وصل نمی‌شود! پیشنهاد میکنم مقاله مدیریت زمان و برنامه ریزی را نیز مطالعه کنید.

آشنایی با اجزای دفترچه:

فهرست: همه آنچه را که در ژورنال شما وجود دارد به طور خلاصه نشان می‌دهد. تا وقتی صفحه‌های بیشتری پر شد مطالب را گم نکنید.

گزارش‌ها: قسمت گزارش‌ها جایی که رویدادها و اطلاعات مهم را یادداشت می‌کنیم. گزارش‌ها به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند:

گزارش روزانه: مخزن تمام یادداشت‌ها، یادآوری‌ها و اطلاعات کمی که در طول روز جمع می‌کنید.

گزارش ماهانه: یک مرور کلی و به روز شده از تمامی روزهای یک ماه است. این گزارش نشان می‌دهد که می‌خواهید چه کارهایی در طول یک ماه انجام دهید. در انتظار چه رویدادهایی هستید. علاوه بر این با کمک این گزارش می‌توانید روندی از پیشرفته اهداف کوچک خود را به خوبی ببینید.

معمولا دو صفحه است. صفحه سمت راست تقویم حاوی روز، تاریخ و نوشتن رویدادها در کنار تاریخ آن. صفحه سمت چپ وظایف و کارهای شما در طول یک ماه را می‌توانید بنویسید.

گزارش آینده نگار: پیشگویی خوش بینانه از آینده است. این صفحه از دفترچه مکانی است که تمام کارهای ایده‌ها و اهداف را که مطمئن هستید در این ماه فرصت انجام آن‌ها را ندارید، در آن یادداشت می‌کنید. شاید با خود فکر کنید این کار چه فایده‌ای دارد؟ مهمترین دلیل این کار جلوگیری از فراموشی است. چرا که ما به سرعت ایده و رویاهایمان را فراموش می‌کنیم.

و علاوه برآن به نوشتن گزارش روزانه و ماهانه‌های بعدی کمک می‌کند. پیشنهاد میکنم مقاله برنامه ریزی روزانه موفق ترین افراد دنیا را نیز مطالعه کنید.

مجموعه خاص: اگر چه سه جزء قبلی بخش اصلی دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال است اما شما هر چند صفحه که بخواهید می‌توانید به موضوعات مختلف اختصاص دهید. برای مثال ارزیابی فعالیت‌های روزانه یا گزارش پیشرفت شما درباره یک کار خاص. ایجاد یک عادت خوب برای مثال ورزش کردن، سحر خیزی، یادگرفتن زبان جدید ،عادت مطالعه، روزی یک صفحه قرآن خواندن و… باشد.

3. راه رسیدن به هدف

سریع‌تر فکرکنید و زودتر به هدف برسید. تاریخ تولد دوستان، نام فیلمی که دو هفته پیش دیدید، به کدام ایمیل های خود پاسخ نداده‌اید، مراحله کارها اداری و مالی و قرار کاری و خانوادگی این هفته و… به خاطر دارید؟ قوی ترین حافظه‌های نیز این همه اطلاعات متعدد را به یاد نخواهد آورد. پس چگونه آن‌ها را پیگیری کنیم؟

پاسخ شما یک جمله طلایی برای زندگی شما است: وارد کردن سریع و به موقع هر چیزی در دفترچه برنامه ریزی بولت ژورنال باعث می‌شود آن را فورا به یاد آورده و از آن مهم‌تر، آن را به سرعت انجام دهید.

4. محتوای دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال

چه در گزارش روزانه و ماهانه باشد و چه در گزارش آینده یا یک مجموعه خاص دیگر، در هر صورت محتوایی که وارد می‌کنید در سه دسته قرار می‌گیرد:

• وظایف یا کارهایی که باید انجام دهید.
• رویدادها یا آنچه اتفاق افتاده است.
• یادداشت‌ها یا اطلاعات مهم.

برای مثال گزارش مصاحبه شغلی ممکن است شامل رویدادهای مانند ملاقات با مدیر منابع اسانی و یادداشت‌هایی مانند این شغل نیاز به سفر دارد، باشد.

بوجو یعنی گلوله رنگی

دایره های رنگی مانند دفترچه راهنما عمل می‌کنند. شما باید در کنار همه یادداشت‌های خود یک دایره کوچک بکشید. اما نقش این دایره‌ها در دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال چیست؟

• وقتی کنار هر وظیفه و رویدادی دایره باشد، با انجام دادن آن رویش یک ضربدر می‌زنید؛ اینگونه متوجه می‌شوید چقدر پیشرفت کرده‌اید و هر روز تلاش خود را بیشتر می‌کنید.
• علامت نشانه یا پیکان روی دایره: وقتی می‌خواهید یک برنامه ریزی مجدد برای یک هدف خاص داشته باشید.
• پیکان به سمت چپ: موکول کردن کاری به ماه اینده .
• ستاره داخل دایره: وظایفی که هرچه سریع تر باید انجام دهید. تا درآغاز روز پیش از هرکاری آن را انجام دهید.
• گلوله توخالی: دسته رویداد ها با این علامت نشان داده میشود. یک دایره کوچک پر نشده! که به معنی این است که ان واقعه برای شما خنثی است.
• خط تیره: دسته یادداشت‌ها با خط تیره شامل هر چیزی است که توجه شما را جلب کرده است.

نظم و برنامه ریزی

دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال نظم را به شما تحمیل نمی‌کند. همواره برنامه ریزی‌ هایی که با شکست مواجه می‌شوند می‌خواهند نظم را به هرج و مرج کاری شما تزریق کنند ولی بولت ژورنال در برابر هرج و مرج شما انعطاف پذیر عمل می‌کند برای مثال بعضی روزها گزارش روزانه شما می‌تواند یکی دو خط و گاهی تا 3 صفحه نیز ادامه پیدا ‌کند.

5. ردیاب عادت

ردیاب عادت یکی از مجموعه‌هایی است که هرگاه دوست داشتید کاری را برای خود تبدیل به عادت کنید و روزانه انجامش دهید می‌توانید از آن استفاده کنید. یک ستون سی روزه که عنوان عادتی که می‌خواهید در بالای آن قرارگرفته. بعد از انجام آن خانه اول که برای یکم آن ماه است را علامت می‌زنید.

ردیاب عادت را در صفحه گزارش ماهانه نیز می‌تونید قرار دهید. کشیدن آن وقت زیادی نمی‌برد اما ما برای شما آن را طراحی کرده‌ایم. فقط کافیه یک پرینت از آن بگیرید و در دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال خود بچسبانید.

6. مجموعه ارزیابی ماهانه و سالانه

ما وقتی برای رسیدن به هدف‌مان باید کارهای مختلفی را انجام دهیم. ممکن است تصویر کلان را فراموش کنیم و مشغول و درگیر کارهای کوچکتر شویم. پس لازم است که اهداف اصلی را با خود مرور کنیم و بخش‌های مختلف دفتر بولت ژورنال برنامه ریزی را ارزیابی کنیم.

چقدر از کارهایی که انجام دادیم کمک کننده هدف‌مان بوده است؟ چه کارهایی مانده است که برای ماه آینده انجام دهیم؟ یک ارزیابی کلان تر هم وجود دارد که کمک می‌کند ما برنامه سال آینده خود را طبق آن بچینیم. ارزیابی‌هایتان را نیز داخل دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال بنویسید. برای اینکه موضوعات متعددی در دفتر وجود دارد، شماره صفحه‌های ارزیابی را در فهرست قرار دهید.

7. صفحه هدف بولت ژورنال

اهداف شما باید مشخص و معنی‌دار باشد. اگر اهداف شما معنی‌دار نباشد، دستیابی به آن غیرممکن است. دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال به شما کمک می‌کند به اهدافتان برسید. برای این کار لازم است یک صفحه با نام هدف در دفتر قرار دهید و تکنیک های زیر را پیاده کنید:

• مجموعه اهداف خود را مرور کرده و کارهایی که می‌خواهید در 5 سال آینده انجام دهید بنویسید.
• در گام بعدی اهدافی که می‌خواهید در چهار ماه آینده به آن برسید، مشخص کنید.
• حالا اهدافی که تنها به سه هفته زمان نیاز دارند را جدا کنید.
• مرحله چهارم مخصوص اهداف دو روز آینده است.
• در آخر هدفی که میخواهید تا یک ساعت آینده به آن برسید را از سایر هدف ها جدا کنید.

در هر یک از قسمت ها ممکن است اهداف زیادی داشته باشید.مرحله  سخت اولویت بندی آن‌ها است. یک بار دیگر به لیست بالا نگاه کنید. همه اهدافتان را به خوبی برسی کنید کدام اهداف برایتان مهم‌تر است؟ حالت مطلوب این است که در هر بازه زمانی یک هدف شخصی و یک هدف حرفه ای را دنبال کنید که مجموعا 10 هدف می‌شود.

8. اصول مدیریت زمان

یک روز بیشتر از 24 ساعت است. واضح است که یک روز 24 ساعت است و این را نمی‌توان تغییر داد اما انواع برنامه ریزی بولت ژورنال می‌تواند به شما کمک کند که فکر کنید در حال سرپیچی از زمان هستید.

حال زمان آن رسیده که کارهایی که همواره عقب می اندازید را انجام دهید. هرگز این کارها را در ساعات پایانی روز که انرژی شما تحلیل رفته انجام ندهید. اهداف را کوچکتر کنید و به هر کدام بازه زمانی از روز را اختصاص دهید و خواهید دید که چگونه 24 ساعت طولانی‌تر می‌شود.

9. دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال ویژه

برای بعضی کارها که بازه زمانی خاصی ندارد مثلا برای پس انداز کردن می‌خواهید مدتی به رستوران نروید و با خود از خانه غذا ببرید. ستونی در گزارش ماهانه خود قرار دهید و اگر پای تصمیم تان ماندید، مربع آن روز را علامت بزنید و اینگونه می‌توانید متوجه روند تاثیر کارهایتان بشوید.

گاهی برای این کارها می‌توانید جایزه تعیین کنید. اگر یک ماه تیک ورزش را زدید، به خود جایزه دهید. می‌بینید چه آسان این دفتر مخصوص فکر و ایده‌های شخصی شما شده‌است.

سخن آخر در دفتر برنامه ریزی بولت ژورنال

استفاده از این دفتر یک روش ساده و در عین حال موثر و کارآمد است. یک روش شگفت انگیز برای اینکه 24 ساعت در روز را افزایش دهید. اگر به این روش ایمان بیاورید و انجامش دهید، خواهید دید که چقدر طبق ایده‌ها و رویاهایتان پیش رفته‌اید و مسیر زندگی شما تا چه حد درست طی شده‌است. با آرزوی رشد و موفقیت شما.