چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ 11 راز مدیریت زمان

هزاران آرزو وکارنکرده و زمان محدود زندگی، ما را به تلاش بیشتر می‌خواند . چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ همیشه ما به دنبال پاسخ دادن به این سوال بزرگ و استفاده درست از این گنج گران‌بها هستیم. قرار است ما به شما تکنیک‌هایی مدیرین زمان را با عنوان راز بیان کنیم که می‌توانید با الگو برداری از آن از زندگی لذت برده و به کارها و اهدافتان برسید.

دیگر از پروژه‌های نصفه و ناتمام که وقت تکمیل‌اش را ندارید، گله نخواهید کرد و سرعت شما در رشد و پیشرفت چند برابر می‌شود. پیشنهاد میکنم مقاله اصول مدیریت زمان با 9 تکنیک فوق‌العاده را نیز مطالعه کنید.

 

در این مطلب به سوالات زیر پاسخ خواهیم داد:

• چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟
• داشتن یک تقویم کاری چه اثری بر مدیریت زمان دارد؟
• اهميت برنامه ريزی در مديريت زمان چیست؟
• چرا انگیزه ندارم؟
• چگونه عمرمان را هدر ندهیم؟

 

دلیل هدر دادن وقت

در واقع وقت تلف کردن گشتن در سایت ها بازی کردن با گوشی موبایل یا تماشای تلوزیون اهمال کاری و تنبلی و نداشتن انگیزه ما نیست!!!
ناراحتیه
خیلی از علت های این اتفاق برمیگرده ه پرونده های بازی که تو ذهنمون داریم و ازشون ناراحتیم.
و دلیل اینکه میخوایم وقت هدر بدیم اینکه میخوایم حواسمون رو از موضوعی ناراحت کننده پرت کنیم.

 

به آرامش رسیدن

اگر میخوایم دیگه وقتمون رو هدر ندیم باید مسائلی که ازش ناراحتیم روبپذیریم اون رو جزو زندگیمون قبول کنیم و مسئله رو باید با خودمون حلش کنیم

 

11 راز مدیریت زمان

1. استفاده بهینه از زمان در طول 24 ساعت

کارهای بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید. یک راه خوب برای مدیریت زمان جزئی کردن آن است. به عنوان مثال 1440 دقیقه در روز وجود دارد. که برای آن می‌توان آگاهانه برنامه ریزی کرد.

خیلی از کارها دریک دقیقه انجام پذیر است که ما آن را عقب می‌اندازیم مثل سی بار دراز و نشست، آب دادن به گیاه و… برنامه ریزی این کارهای ساده، وقت های مرده را زنده می‌کند. پس برای اینکه از زمان خود درست استفاده کنیم آن را باید به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کنیم. پیشنهاد میکنم مقاله مدیریت زمان و برنامه ریزی را نیز مطالعه کنید.

2. اولویت بندی کارها

در پاسخ به چالش چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟، یکی از موثر ترین راه‌ها تعیین اولویت بندی کارها ( Most Important Task) است. به اختصار MIT گفته می‌شود که بهره وری در کارها را نیز افزایش می‌دهد. چگونه می‌توان تشخیص داد در هر لحظه چه کاری مهم‌تر است؟ یک روش ساده تقسیم کارها به مهم و غیر مهم است. حال هر کدام را به دو قسمت فوری و غیر فوری تقسیم می‌کنید. نتیجه:

• مهم و فوری: همین الان انجام بده.
• مهم و غیر فوری: برای انجام دقیق آن‌ها برنامه ریزی کن.
• غیرمهم و فوری: به دیگران واگذار کن.
• غیر مهم و غیر فوری: بیخیال انجام دادنش شو.

 

3. تقویم برنامه ریزی

بعضی فکر می‌کنند راهکار سوال چگونه از زمان درست استفاده کنیم، لیست کردن تمام کارهای ضروری و غیر ضروری است و تبدیل کارها به تومار ترسناک که حتی حاضر نیستیم به آن نگاه کنیم. به جای اینکه کارهای خود را لیست کنید و از انبوه شدن آن بترسید؛

کارهایتان را در یک تقویم براساس اولویت‌های خود بنویسید و ساعت بزنید و در صورت لزوم برای کارهای سنگین مجدد برنامه ریزی کنید.

 

4. چرا امروز و فردا می کنیم؟

به تعویق انداختن ممنوع یکی دیگر از تکنیک های مدیریت زمان است. هر انسانی می‌تواند نوع رفتار خود را در موقعیت‌های مختلف بهتر از هرکسی پیش بینی کند. اگر احتمال می‌دهید که موقعیت و شرایطی باعث به تعویق افتادن کارتان می‌شود، از آن اجتناب کنید.

برای مثال شما برای یک آزمون در حال مطالعه هستید، همزمان دوستی از شما می‌خواهد که با او بیرون بروید. اگر فکر می‌کنید با بیرون رفتن وقت کافی برای مطالعه نخواهید داشت، بهتر است جسارت نه گفتن را داشته باشید و برای حفظ تفریحات، زمان‌های امتحانات خود را با دوستانتان درمیان بگذارید تا در روز‌های آزاد شما، به تفریح بروید.

 

5. کارها نامحدود و زمان محدود

اگر همواره این سوال در ذهن‌تان است که چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ فراموش نکنید که نباید هرگز از خود تصور بیش از اندازه و دور از واقعیت داشته باشید. شما قادر نیستید تمام کارها را انجام دهید. زیرا کارها نامحدود و زمان محدود است. پس برای مدیریت زمان تلاش کنید اما توقع رسیدن به همه کارها را نداشته باشید.راز ششم: دفترچه یادداشت جیبی

آیا تا به حال قبل از خواب یا هنگام خرید یک ایده فوق العاده به ذهن‌تان رسیده؟ اگر دیر بجنبید، آن را فراموش می‌کنید؛ پس یک دفترچه جیبی داشته باشید. نوشتن کارها در دفترچه باعث افزایش تمرکز می‌شود و همچنین آن‌ها را فراموش نمی‌کنید.

نابراین راز ششم چگونه از زمان درست استفاده کنیم این است که نوشتن کارها و ایده‌ها در همان لحظه، ذهن شما را پاک کرده و بهره وری را افزایش می‌دهد.

 

6. چگونه گوشی را کنار بگذاریم؟

از چک کردن مداوم پیام‌هایتان خودداری کنید. زیرا خیلی وقت‌ها قرار بوده فقط یک پیام را چک کنیم اما وقتی به ساعت نگاه کردیم، متوجه شدیم ساعت‌ها است که در گوشی وقت گذراندیم. این کار به شکل عجیبی اعتیاد‌آور است. نتیجه این کار از دست رفتن زمان و تمرکز شماست.

ما یک راهکار خوب برایتان داریم، می‌توانید از سیستم 01234 استفاده کنید. یعنی برای کار روزانه فقط 3 بار پیام‌هایتان را چک کرده و تنها در 21 دقیقه تعداد پیام‌ها و ایمیل‌های خوانده نشده را صفر کنید. از این روش برای پیامرسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی نیز می‌توان استفاده کرد.

 

7. قانون 80/20 در زندگی

چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ همانطور که می‌دانید باید وقت خود را به کارهایی که بیشترین ارزش را داشته‌اند، محدود کنید. راز هفتم به شما کمک می‌کند که این کار را محقق کنید.

20 درصد از وقت شما، 80 درصد خروجی و محصول را به شما می‌دهد. پس بهتر است که در این زمان کارهای مهم را انجام دهید. در سمینارها نیز معمولا 80 درصد مطالب در 20 درصد از زمان سمینار گفته می‌شود، پس شما می‌توانید به نحوی برنامه ریزی کنید که فقط در زمان آن 20 درصد حضور داشته باشید.

 

8. فواید بیدار شدن ۵ صبح

تصور کنید 5 صبح بیدار شده‌اید. 30 دقیق نرمش و بعد صبحانه مقوی می‌خورید. شاید انجام دادن این برنامه ریزی صبحگاهی در روزهای اول سخت باشد اما این کار به بهره وری بالای ذهن، بدن و روح شما کمک می‌کند و سلامت و نشاط شما را تضمین می‌کند. پس چگونه از زمان خود درست استفاده کنیم ؟

باید بدانید که با انجام راز نهم به طور معجزه آسایی شما انرژی خواهید داشت و در عین حال سرزنده و خلاق خواهید بود. اگر شما نیز با چالش سحر خیزی درگیر هستید میتوانید.

مقاله «چگونه صبح زود بیدار شویم» را مطالعه کنید.

 

9. ددلاین (Deadline) چیست؟

ددلاین تعیین بازه زمانی برای تکمیل وظایف است که به شما کمک می‌کند تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. با استفاده از ددلاین چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟

اگر در دفتر کارهای خود یادداشت کنید: تمیز کردن اتاق به موقع آن را انجام نخواهید داد. اما اگر مشخص کنید که تا یک هفته فرصت دارید واقعا یک هفته زمان می‌برد و اگر برایش بازه کوتاه تری مثلا دو ساعت از امروز را مشخص کنید، خواهید دید که کاری که دفعه قبل یک هفته طول کشید این بار دو ساعته انجام خواهد شد.

پیشنهاد میکنم مقاله برنامه ریزی روزانه موفق ترین افراد دنیا را نیز مطالعه کنید.

10. ایجاد علاقه و انگیزه

راز بعدی که در پاسخ چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ می‌باشد، ایجاد انگیزه است. خیلی وقت‌ها به تعویق انداختن کارها به دلیل تنبلی نیست بلکه به دلیل نداشتن انگیزه کافی است. تصور کنید در آینده هستید با رسیدن به نتیجه هدف خود چه لذتی می‌برید؟ تصور نتیجه به شما انگیزه می‌دهد.

آن‌هایی که درآستانه کنکور هستند بسیار سخت است که سه سال فشرده درس بخوانند اما تصور قبولی در رشته دلخواه‌ می‌تواند این نیرو را به آن‌ها بدهد که به خاطرش با سختی‌ها بجنگند.

کنکوری های عزیز شما را بخواند مقاله «افزایش انگیزه برای کنکور» دعوت مي کنم.

11. تمرکز روی یک کار

و آخرین راهکاری که ما در جواب چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ به شما خواهیم داد: انرژی بسیار مهم است، حفظ و مدیریت درست انرژی از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند. شما باید بتوانید روی یک کار تمرکز کنید تا انرژی‌تان به درستی صرف کار شود. اما اگر صد کار نصفه نیمه انجام دهید، هیچ یک خروجی خوبی نخواهند داشت و برا تکمیل آن‌ها انرژی نمانده است.

تکنیک و فن پومودورو (pomodoro) می‌تواند بسیار مفید باشد. زمان خود را 25 دقیقه تنظیم کنید و فقط تمرکز روی یک هدف داشته باشيد. پس از آن 5 دقیقه استراحت و دوباره این چرخه تکرار می‌شود.

 

پیشنهادهای کاربردی:

1.سعی کنید کارهای مشابه را همزمان انجام دهید:

چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ و در زمان صرفه جويي کنيم؟ مثلا همه تماس‌هایتان را در یک ساعت انجام دهید و یا همه جست و جو و دانلود‌هایی که لازم است در اینترنت انجام دهید.

 

2.به برون سپاری کارهایتان توجه کنید:

افراد زیادی در اطرافتان هستند که میتوانند بعضی از کارهای شما را با هزینه کمتر، کیفیت بهتر و زمان کمتر انجام دهند. و شما زمان خود را براي کارهايي که اولويت بيشتري دارند خرج کنيد و اين يکی از اصول مدیریت زمان است و پاسخ کاربردی برای سوال چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ می‌باشد.

 

اهميت برنامه ريزی در مديريت زمان چیست؟

1. مدیریت استرس و اضطراب

داشتن برنامه باعث می‌شود که شما همیشه خسته نباشید. به شما این امکان را می‌دهد مهمترین کارهای خود را اولویت بندی کنید. با استرس کمتر، در مورد چگونگی سرمایه گذاری زمان خود احساس روشنی و اعتماد به نفس بیشتری می‌کنید. استرس کمتر به آرامش و خواب بهتر نیز کمک می‌کند.

 

2. چگونه بین کار و زندگی تعادل ایجاد کنیم؟

وقتی ساعات طولانی را در محل کار سپری می‌کنید، در معرض خطر فرسودگی و احساس خستگی دائمی قرار می‌گیرید. با برنامه به تعادل بهتری بین کار و زندگی دست می‌یابید و زمان بیشتری برای صرف مهم‌ترین روابط خود در اختیار دارید. اهميت برنامه ريزی در مديريت زمان در تعادل بین کار و زندگی شخصی مشخص می‌شود.

 

3. وقت طلاست!

تکنیک‌های برنامه ریزی به شما اطمینان می‌دهد که زمان خود را مدیریت کرده و  آزادی زمان بیشتری برای انجام کارهایی که برایتان مهم است دارید. وقتی آزادی زمانی بیشتری دارید، می توانید زمان خود را روی تعیین و دستیابی به بزرگترین اهداف خود متمرکز کنید. همچنین با مدیریت زمان در محیط کار، وقت بیشتری برای گذراندن با خانواده و دوستان دارید.

 

4. افزایش تمرکز و کنترل ذهن

اگر طالب افزایش تمرکز هستید برنامه ریزی به شما کمک خواهد کرد. تمرکز بیشتر به شما این امکان را می‌دهد که فرصت‌های بزرگ‌تری را به تصویر بکشید و زمان بیشتری را برای پروژه‌ها، اهداف و افراد مهم صرف کنید. یکی از مهم ترین دلایل اهميت برنامه ريزی در مديريت زمان افزایش تمرکز است؛ زیرا وقتی تمرکز بیشتری داشته باشید می‌توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و خروجی و نتیجه کار بهتری داشته باشید.

5. بهره وری چگونه افزایش می یابد؟

پنجمین دلیل اهميت برنامه ريزی در مديريت زمان افزایش بهره وری است. داشتن برنامه زمان‌های مرده شما را زنده می‌کند و باعث افزایش بهره وری و اثربخشی می‌شود. برای بهره وری بیشتر در وقت خود، مهم است که اولویت‌های روزانه خود را مشخص کنید. شناسایی اولویت‌ها به شما کمک می‌کند زمان بیشتری را صرف کار روی آن‌ها کنید.

 

6. درمان اهمال کاری و تعلل

اهمال کاری و تنبلی در انجام کارها زمانی اتفاق می‌افتد که شما وقت خود را مدیریت نکنید. وقتی کارها و برنامه هایتان واضح نیستند و روی اهداف خود متمرکز نیستید، به تعویق انداختن، کار آسان‌تری است. مدیریت ضعیف زمان باعث حواس پرتی و اهمال کاری می‌شود. یادداشت کارها به صورت جزئی و موردی بسیار کمک کننده است و یکی از راه های رهایی از اهمال کاری و تنبلی است.

 

7. گام های موفقیت

با برنامه شما پروژه‌های خود را از یک مسیر طولانی و سخت به گام‌ها کوتاه و مشخص تبدیل می‌کنید. وقتی برنامه‌های بزرگ و سخت به کار‌های کوچکتر تقسیم شوند؛ انجام دادن آن‌ها آسان‌تر است و زمان کمتری را در سردرگمی به سر می‌بریم که نشان دهنده اهميت برنامه ريزی در مديريت زمان است.

 

8. درمان حواس پرتی

برای همه پیش آمده که ساعت‌ها به ظاهر در حال مطالعه، کار و… باشیم اما ذهن و فکرمان درگیر کارهای دیگر و مشغله‌های آینده‌مان باشد. این زمان ها از عمرمان را هدر داده‌ایم. حواس پرتی زمانی اتفاق می افتد که کار زیادی برای انجام دادن داشته باشید. با برنامه مشخص شما اطمینان خاطر دارید که به همه کار ها در زمان مقرر رسیدگی خواهید کرد. پس در هنگام مطالعه با خیال راحت واقعا کتاب می‌خوانید.

 

9. چگونه پر انرژی باشیم؟

یکی از بزرگترین دلایل اهميت برنامه ريزی در مديريت زمان، انرژی و انگیزه بیشتر است. وقتی طولانی‌تر و سخت‌تر کار می‌کنید، سطح انرژی شما کاهش می‌یابد و همیشه احساس خستگی می‌کنید. اما با برنامه می‌توانید سطح انرژی و بهره وری خود را مدیریت کنید.

تمرین: در طول یک هفته، هر بار که احساس می‌کنید خسته هستید و انرژی ندارید، آن را همراه علتش یادداشت کنید. در پایان هفته، آن را تجزیه و تحلیل کنید؛ سپس برای از بین بردن بزرگترین علت‌ها اقدام کنید.

 

10. احساس رضایت درونی

وقتی همه کار‌ها منظم انجام می‌شود و شما در حال رشد و حرکت به سمت اهداف‌تان هستید به طور طبیعی اعتماد به نفس شما تقویت و از خود احساس رضایت بیشتری می‌کنید و احساس رضایت درونی و اعتماد به نفس یکی دیگر از دلایل اهميت برنامه ريزی در مديريت زمان است.

چرا انگیزه ندارم؟

چرا در طول روز وقت کم می‌آوریم؟ طبیعتا کار زیاد و وقت کم باعث می‌شود از قدرت بدن ما کاسته شود و ما شرایط جسمانی لازم را برای ادامه مسیر نداشته باشیم. بنابراین اولین راهکار حفظ انگیزه بالا بردن شرایط جسمی و روحی بدن خودمان است. زمانی که خیال‌مان از شرایط جسمی و روحی راحت بود باید شروع کنیم.

انگیزشی نمی‌خواهم صبحت کنم. علم انگیزه می‌گوید: انگیزه از حرکت به وجود می‌آید. زمانی که حال نداریم و توی رخت خواب افتادیم؛ برای داشتن انگیزه باید شروع کنیم. بار ها شده است که شما می‌خواستید، چند صفحه از یک کتاب را بخوانید یا تا حدی ورزش کنید.

بعد از چند دقیقه به خود آمدید و متوجه شدید بیشتری از چیزی که فکرش را می‌کردید، ادامه دادید. بنابراین اگر حال کاری را نداشتید، بلند شوید و شروع کنید تا انگیزه شما بوجود آید.

 

به سمت چیزی که می‌خواهید گام درست بردارید

اگر می‌خواهیم به رویا‌هایمان برسیم باید تصمیم‌های بزرگ بگیریم. کارهایی که عموم افراد دارند انجام می‌دهند، نتیجه عمومی را به همراه می‌آورد. چقدر کار شما با دیگران متمایز است که به زندگی دلخواهتان برسید؟

اگر کارهای بزرگ انجام ندهیم، مشغول به کارهای غیر مهم می‌شویم و در طول روز وقت کم می‌آوریم. سوالاتی که از شما پرسیده شد، بخشی از کتاب چهار ساعت کار در هفته بود. این کتاب به ما می‌گوید که نیروهای مختلفی استخدام تا کارهای بزرگی را انجام دهیم. باید توانایی برون سپاری کارها را داشته باشیم.

 

چگونه عمرمان را هدر ندهیم؟

خب همانطور که در ابتدای مقاله به آن اشاره کردیم مهمترین موضوع در اهم قرار دادن زندگی و اینکه آیا آن را هدر می‌دهیم، به بطالت می‌گذاریم یا به بهترین شکل از آن استفاده می‌کنیم و در تکاپوی بهتر شدن آن هستیم، خودآگاهی است.

فکر کنید به طور ناخودآگاه و هیستریک پای‌تان را تکان می‌دهید. من این موضوع را می‌بینم و به شما گوش زد می‌کنم که به هنگام نشستن این کار اضافه را تکرار نکنید. دفعه بعد شما به طور کاملا ناخودآگاه در حال تکان دادن پایتان هستید ناگهان و ناخواسته حرف من در زهنتان تداعی شده و شما پایتان را ثابت نگه می‌دارید. در خصوص زندگی هم اینچنین است.

 

اگر به برنامه مدیریت زمان روی گوشی خود نصب کنم که در پایان ۲۴ ساعت شبانه روز به من یاداوری کند که چه زمانی را به چه برنامه‌ای اختصاص داده‌ام مطمینا به طور کاملا ناخودآگاه به هنگام استفاده از آن برنامه یا اپلیکیشن خاص، مصرف و زمان استفاده خود را کاهش می‌دهند که باعث بهبود فردی من و بالا رفتن کیفیت زندگیم می‌شود. چگونه عمرمان را هدر ندهیم؟

مدیریت زمان: پس از آنکه دانستیم چه زمانی از روز را وقت گذرانی کرده و به نحوی به بطالت می‌گذرانیم و چه زمانی را به کار و تلاش و بهبود فردی خود اختصاص می‌دهیم باید مدیریت زمان را اجرایی کنیم.

مدیریت زمان چیست؟ مدیریت زمان به این معنی است که من می‌دانم و به این خودآگاهی رسیدم که یک زمان ۱۰ ساعتها از ۲۴ ساعت شبانه روزم را به اینستاگرام اختصاص می‌دهیم پس با کاهش این مدت زمان و محدود کردن میزان استفاده ام از این اپ زمانم را مدیریت می‌کنم.

 

من می‌دانم یک زمان مثلا ده دقیقه‌ای از ۲۴ ساعته شبانه روز را به مطالعه اختصاص می‌دهم پس مدت زمان مطالعه خود را افزایش می‌دهند. مدیریت زمان یعنی کاهش کارهایی که در بهبود فردی من نقش ندارند و افزایش آن دسته کارهایی که مرا به هدفم نزدیکتر می‌گردانند در این صورت من عمرم را هدر نداده‌ام. چگونه عمرمان را هدر ندهیم؟

برنامه‌ریزی: وقتی که به خودآگاهی و مدیریت زمان در انجام کارهایشان رسیدیم نوبت آن است که وقتمان را برنامه‌ریزی کنیم. برنامه ریزی به انسان کمک می‌کند تا وقت خود را به بهترین شیوه ممکن استفاده کند.

سخن پایانی مطلب چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟

انسان‌های موفق، زمان را بزرگترین دارایی خود می‌دانند و وسیله‌ای برای رسیدن به اهداف و آرزو هایشان است؛ به شرطی که از آن درست و مفید استفاده شود. چگونه عمرمان را هدر ندهيم؟ چگونه از وقت مان نهايت استفاده را ببريم؟ هرچه زمان‌تان را بهتر مدیریت کنید، فرصت‌های بهتری نصیب‌تان می‌شود. پس 11 راز مهم مدیریت زمان را که در اين مطلب گفتيم، جدی بگیرید و با انجام آن از پیشرفت‌های خود لذت ببرید. شاد و موفق باشيد.