مدیریت زمان و برنامه ریزی برای مدیران

اگر شما هم یک مدیر هستید و در انجام و رسیدگی به امورتان با مشکل مواجه هستید؛ تنها راه حل شما یادگیری مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی برای مدیران است.

مدیریت زمان و برنامه ریزی یک مقوله بسیار مهم در هر حیطه و جایگاهی و با هر سمتی است. تمامی افراد برای انجام کارها و از همه مهمتر برای به موقع انجام دادن کارهایشان به مدیریت زمان و برنامه ریزی نیاز دارند. یک دانش‌آموز برای مطالعه، یک معلم برای ساعات تدریس و از همه مهمتر یک مدیر برای یک مدیریت عالی و بی نقص، به مدیریت زمان و برنامه ریزی نیازمند است.

یک مدیر همزمان با مدیریت کارها، کارمندان خود را مدیریت کند، با مراجعین خود و محیط کار صحبت کند، به کارهای خارج از محیط کار مثلا مدیریت خانه، همسر و فرزندان خود رسیدگی کند و هزار و یک کار دیگری که جزء وظایف روزانه‌اش محسوب می‌شوند. اما ما با یک سئوال بسیار مهم مواجه هستیم چگونه؟ چگونه می‌توان با تمام این مشغله کاری، به تمام کارهای شغل مدیریت، زندگی شخصی و … رسیدگی کرد؟

سئوال مهم اینکه چگونه برخی از افراد با وجود مشغله فراوان هم به تمام کارهای خود رسیدگی می‌کنند و هم اینکه هر کار را در زمان مقرر آن انجام می‌دهند. برای رسیدن به پاسخ این سئوالات تا انتهای این مقاله با ما همراه شوید.

در این مقاله قرار است به سئوالات زیر پاسخ دهیم:

• مدیریت زمان چیست؟
• جی تی دی چیست؟
• اهمیت یادگیری و استفاده جی تی دی برای یک مدیر چیست؟

مدیریت زمان چیست؟

معنای مدیریت زمان را کارمندان بهتر از دیگران درک می‌کنند. وقتی معنای کمبود یک چیز را درک کنی، برای مدیریت کردن آن بیشتر تلاش می‌کنی اما وقتی بدانی همیشه و به وفور یافت می‌شود هیچ تلاشی برای بهتر استفاده کردن از آن نمی‌کنی.

یک کارمند با دانستن این مسئله که یک میزان محدودی درآمد دارد و تا انتهای ماه هیچ راه دیگری برای درآمد و کسب پول و امرار معاش ندارد؛ برای ریال به ریال حقوق خود برنامه دارد و آن را بی هدف خرج نمی‌کند.

آنقدری که برای تغذیه و تولید مثل و نگه داری یوزپلنگ ایرانی و حفاظت از آنها تلاش می‌شود، برای نگه‌داری گاو و گوسفند و سایر حیوانات هیچ عملی انجام نمی‌شود. چون ما معنی کمبود و انقراض و ارزشمندی آن را درک می‌کنیم. زمانی برای مدیریت زمان تلاش می‌کنیم که بدانیم وقت کمی برای رسیدن به تمام امور روزانه‌مان داریم و از ارزشمندی وقت و گرانبها بودن آن اطلاع پیدا کنیم.

آن وقت است که برای ثانیه به ثانیه آن برنامه و هدف دارند. مدیریت زمان به معنای هدفمندانه و از روی برنامه گذراندن زمان است. مدیریت زمان یعنی اینکه جوری زمان را هدایت کنیم که علاوه بر انجام دادم تمام امورمان، آن را در زمان مقرر و به موقع انجام دهیم.

جی تی دی چیست؟

جی تی دی یک روش برای برنامه ریزی و مدیریت زمان است که در دستگاه‌های اجرایی و مدیریتی اهمیت فراوانی دارد. چنانچه مدیران روش جی تی دی را فرا بگیرند و روزانه از آن استفاده کنند، عملکرد بهتری ارائه می‌دهند و هیچگاه در انجام به موقع کارها، کاهلی نکرده و بدقول جلوه نمی‌دهند.

جی تی دی یک روش مدیریتی و برنامه‌ای بسیار هدفمند است که علاوه بر مدیریت زمان هدفمند، سبب این می‌شود که مدیران با تمرکز بیشتری کارهای خود را پیش ببرند؛ همانطور که می‌دانید تمرکز یک مهارت فوق‌العاده مهم در قرن حاضر است. با ترمینال سازی ذهن و محیط اطراف و کم شدن پراکندگی دهنی و محیط می‌توانیم تا حد بسیار زیادی در تمرکز کمک کنیم و کارهای‌مان را با کیفیت بیشتری انجام دهیم.

برای مشاهده مقاله GTD، روی جی تی دی کلیک کنید.

اهمیت یادگیری و استفاده از جی تی دی برای یک مدیر چیست؟

همانطور که در ابتدا به آن اشاره کردم یک مدیر کسب و کار، کارهای شخصی و غیر شخصی و مرتبط با کار زیادی دارد که برای احاطه به تمامی آنها و انجام به موقع آنها نیازمند استفاده از یک روش اصولی و برنامه ریزی جدید و کارآمد است که کیفیت مطلوبی داشته باشد، البته چه راهکاری مفیدتر و موثرتر از روش پیشنهادی جناب دیوید الن.

در کسب و کار، یک مدیر حرف اول را می‌زند و حرف یک مدیر است که به یک مجموعه کاری اعتبار می‌بخشد. چنانچه که یک مدیر کارهای محول شده به مجموعه را در زمان مقرر تحویل دهد میان مردم اعتبار بیشتری پیدا می‌کند و گزینه‌های کاری بیشتری را به خود جذب می‌کند که این یکی از دلایل موفقیت در کسب و کار اوست.

حرف پایانی مقاله برنامه ریزی برای مدیران

مثلا مدیر یک شرکت اجرایی ساختمان، آپارتمان‌ها و مجتمع تجاری محول شده به خود را در زمانی که در قرارداد طی شده است تحویل می‌دهد،این دقیقا همان چیزی است که  محبوب عامه مردم است و سبب جذب بیشتر مشتری برای شرکت اجرایی‌شان می‌شود.

هدف مجموعه آموزشی بهارمن، رشد، توسعه و بهبود فردی شما همراهان عزیز و همیشگی بهارمن است. امیدواریم مقاله فوق مثمر ثمر واقع شده باشد. با بهارمن به بهار زندگیتان نزدیک شوید.