بهترین تکنیک های اولویت بندی کارها

اگر همواره برنامه ریزی‌هایتان بی نتیجه است، اگر کارهایتان مثل کلاف‌ها سردرگم به هم گره می‌خورند، با بهترین تکنیک های اولویت بندی کارها می‌توانید فرصت نفس کشیدن و آرامش و رهایی از ذهن شلوغ را به خود هدیه دهید که بی‌شک لایق آن هستید.

بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها این امکان را می‌دهد که ما سریع تر به اهداف خود برسیم؛ زیرا می‌دانیم که کارهای مهم‌تر کدام هستند و چقدر ما را به نتیجه نزدیک‌تر می‌کنند. توجه داشته باشید که اولویت‌بندی مؤثر به شما فضای تنفس بیشتری در طول روز می‌دهد.

سوالاتی که در این مطلب به آن‌ها پاسخ خواهیم داد:

• بهترین تکنیک‌های اولویت بندی کارها چیست؟
• روش صد دلاری چیست؟
• مدل کانو چه کمکی به اولویت بندی در کارها می‌کند؟
• اصل پارتو چیست؟

مدیریت زمان با اولویت بندی کارها

ما در مطلب بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها به 3 گام تا مدیریت زمان با اولویت بندی کارها اشاره خواهیم کرد. تا شما با افزایش تمرکز و بهینه سازی وقت خود با سرعت بیشتری به سوی اهداف‌تان حرکت کنید و  همچنین فشارکاری کمتری را حس کنید.

1. چگونه یک لیست کاری تهیه کنیم؟

برای اینکه لیست وظایف خود را به طور موثر اولویت بندی کنید، به یک لیست اصلی کارها نیاز دارید که شامل تمام کارهایی باشد که باید اولویت بندی کنید. قبل از شروع اولویت‌بندی، مکانی را برای فهرست کارهای اصلی خود انتخاب کنید.

آن مکان می‌تواند یک برنامه فهرست کارها ، صندوق ورودی ایمیل، Slack، یک دفتر برنامه ریزی کاغذی یا حتی یک برنامه یادداشت روی تلفن شما باشد. حالا در مرحله بعد باید با استفاده از بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها، آن‌ها را تقسیم کنید.

2. چگونه در زندگی اولویت ها را مشخص کنیم؟

برای تجزیه و تحلیل کارها و وظایف ما به شما 7 تا از بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها را خواهیم گفت:

تکنیک ABCDE

این تکنیک براساس تعیین MIT می‌باشد، مخفف تعیین اولویت بندی کارها (Most Important Task) است. اولین راهکار از بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها به این شکل است که کارها را به 4 گروه ABCDE تقسیم می‌کنیم.

A (خیلی مهم – Very Important): مهمترین و فوری‌ترین کار در لیست شما است، بنابراین ابتدا باید آن را انجام دهید. متخصصان کسب‌ و کار اغلب به این استراتژی با عبارت «قورباغه‌ات را قورت بده» اشاره می‌کنند.

B و C ( مهم و نیاز به انجام ) : وظایف “B” و “C” سطح پایین‌تری از اهمیت را نشان می‌دهند. مهم هستند اما فوری و حیاتی نیستند در نتیجه برای انجام دقیق آن‌ها می‌توانید برنامه ریزی کنید.

D ( نماینده – Delegate ): کارهای فوری که مهم نیستند، می‌توانید به دیگران واگذار کنید.

E ( حذف – Eliminate ) : کارهای غیر مهم و غیر ضروری که می‌توانید آ‌ن‌ها را به طور کلی حذف کنید.

ماتریس آیزنهاور

این ابزار اولویت‌بندی یک چارچوب اولویت‌بندی شامل مربعی با چهار ربع که می‌تواند به عنوان راهی برای اولویت‌بندی وظایف مهم و حذف اتلاف وقت و تعلل باشد. مشابه روش اولویت ‌بندی  ABCDE، ماتریس آیزنهاور وظایف روزانه را در چهار ربع با برچسب‌های «انجام دهید»، «تصمیم‌گیری» یا «برنامه‌ریزی»، «سپرده» و «حذف» سازمان‌دهی می‌کند.

اصل پارتو

اصل پارتو یکی از بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها ، که امروزه مردم آن را قانون 80/20  نیز می‌نامند. اصل پارتو بیان می‌کند که بیست درصد ورودی‌ها منجر به هشتاد درصد نتایج می‌شوند.

از نظر اولویت بندی کار، می‌توانید استدلال کنید که بیست درصد تلاش شما هشتاد درصد از نتایج شما را به همراه خواهد داشت، اگر روی کار با بالاترین اولویت تمرکز کنید. به عبارت دیگر، بیست درصد از مهم‌ترین وظایف شما باید هشتاد درصد از کل زمان روزانه شما را تشکیل دهند.

روش صد دلاری 💰

روش صد دلاری نقشی ضروری در اولویت بندی کارها با یک گروه ایفا می‌کند. در این تکنیک اولویت‌بندی کار، به هر فرد در یک خوشه 100 دلار (فرضیه) اختصاص داده می‌شود و از آن درخواست می‌شود که آن را بین وظایف در دست تقسیم کند. برای مثال تصور کنید، گروهی بر اولویت بندی 5 چیز تمرکز دارند.

اگر افراد بر این باورند که هر پروژه دارای ارزش تطبیقی ​​است، می‌توانند 20 دلار به هر مورد اختصاص دهند یا آن‌ها می‌توانند یک مورد را با 40 دلار و 10 دلار به دیگری اختصاص دهند تا زمانی که کل “بودجه” خود را اختصاص دهند. در نهایت، پروژه با بیشترین امتیاز مشخص می‌شود.

 قورباغه‌ را قورت دهید

تکنیک Eat the Frog یکی از بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها است که می‌گوید “اگر مسئولیت مصرف قورباغه را دارید، اگر آن را به عنوان اولین گام صبحگاهی بردارید، منطقی و عالی است.” در دنیای مدیریت، برای مدیریت پروژه‌های پیچیده و بزرگ قبل از انجام  تکالیف “کمتر مهم” به کار می‌رود.

وقتی روز خود را شروع می‌کنید، پروژه‌های حیاتی که  دقت، تمرکز و وقت بیشتری لازم دارند را باید در ابتدا لیست کارهای خود قرار بدهید. پس از خوردن قورباغه آن روز، بسته به عوامل مختلف، مانند سطح استرس و بازه زمانی، می‌توانید روی تکالیف دیگر تمرکز کنید، زیرا قبلاً کار حیاتی امروز را انجام داده‌اید.

مدل کانو

مدل کانو بر سطوح مختلف رضایت کاربر از ویژگی‌ها و عادات محصول متکی است. شما می‌توانید این مدل را به روش‌های مختلف پیاده سازی کنید. خدمات و کارها را بر اساس معیارهای معکوس، بی‌تفاوت، ضروری، جذاب و تک‌بعدی ارائه می‌کند. این تکنیک بر نیازهای رضایت کاربر نهایی تکیه دارد که انجام مصاحبه‌ها و نظرسنجی‌های کاربر لازم است.

عناصر ضروری:

کاربران فقط در صورتی موارد را کار می‌کنند که شامل این عناصر باشند.

عناصر تک بعدی:

در زیر عناصر کاری «ضروری» ظاهر نمی‌شوند، اما برای مصرف کنندگان بسیار مفید هستند.

عناصر جذاب:

بر افزایش رضایت بیشتر تمرکز می‌کنند. آنها عمدتاً ویژگی های نادیده گرفته شده‌ای هستند اما به عنوان “خوب برای داشتن” برجسته می‌شوند.

عناصر بی‌تفاوت:

کوچکترین پیامدهای ممکن را در سطح رضایت مصرف کنندگان نشان می‌دهند و به ندرت دارای ارزش هستند.

عناصر معکوس:

به عنوان آزاردهنده‌ترین عناصر برجسته هستند و تأثیر منفی بر سطح رضایت کاربر دارند.

اولویت های نسبی

بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها به شما کمک می‌کنند، اما چگونه پروژه‌ها را با اولویت بالا ترتیب می‌دهید؟ اگر چندین پروژه در رده بحرانی قرار گیرند اما در گروه فوری قرار نگیرند، چه؟ یا اگر پروژه‌ها نتایج ضروری داشته باشند چه؟ در این مورد تکیه بر اولویت نسبی پاسخ کامل و سر راست است.

اولویت «نسبی» با اندازه‌گیری اهمیت هر کار و مقایسه آن با پروژه‌های دیگر انجام می‌شود. به عنوان مثال فرض کنید روی ده چیز تمرکز می‌کنید. اعداد 1-10 را به هر کدام اختصاص دهید. در یک لحظه، پروژه‌های با بالاترین و کمترین اولویت را یادداشت کرده‌اید. شما می‌توانید این کار را با دو روش آسان بر اساس وابستگی‌ها و تاریخ‌های سررسید امکان پذیر کنید. در این روش این دو نکته مهم را توجه کنید:

بالاترین اولویت به پروژه‌هایی با ضرب الاجل زودتر است.

ابتدا باید پروژه‌هایی را تکمیل کنید که جلوی انجام سایر وظایف را بگیرد.

3.چگونه به برنامه خود پایبند باشیم؟

اکنون که اهداف خود را مرتب کرده‌اید، وقت آن است که اقدام کنید. یک برنامه راهبردی دقیق در مورد چگونگی دستیابی به اهداف عالی خود مشخص کنید و شروع به کار کنید. برای برنامه ریزی و نحوه مدیریت کارهایی که اولویت بندی کردید، می‌توانید مقالات «چگونه برنامه ریزی خود را عملی کنیم؟ » و «برنامه ریزی صبحگاهی» را بخوانید.

این مطلب را برای رفقای پرکار و سخت کوش خودت بفرست، تا احساس راحتی و آرامش را به آن ها تقدیم کنی.

سخن پایانی در مطلب بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها

پایان روز و فهمیدن اینکه تمام وظایف مهم را انجام داده‌اید، احساس بی‌نظیری است که همیشه می‌خواهید تجربه کنید. با این حال، رسیدن به این هدف هر روز دشوار است. برای آسان تر شدن کارها می‌توان از بهترین تکنیک های اولویت بندی کار ها که در بالا ذکر شد استفاده کرد. امیدواریم با  تمرکز، هر روز خود را با احساس عالی در مورد پیشرفت برنامه ریزی روزانه و بلند مدت خود به پایان برسانید و در حین استراحت احساس آرامش و راحتی داشت باشید.