اصول مدیریت زمان با 9 تکنیک فوق‌العاده در سال 2022

مدیریت زمان چیست؟

اگر از من بپرسید مدیریت زمان چیست؟ به سرعت به شما می‌گویم: مدیریت زمان (Time-Management) یعنی در زمان کمتری بیشترین بهره وری داشته باشیم و هوشمندانه‌تر کار کنیم تا نتایج خود را، چندین برابر بهتر کنیم.

بعضی‌ از افراد بر این باور هستند که اصول مدیریت زمان دانش است در صورتی که مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارت‌هاست که شما را در استفاده از زمان کمک می‌کند. در فیلم پایین تعدادی از تکنیک‌های مدیریت زمان را از امیرحسین حامدی یاد بگیریم.

تحقیق دانشگاه هاروارد در مورد مدیریت زمان

در تحقیقاتی که در دانشگاه هاروارد انجام شد، متوجه شدند که وقتی به افراد ناموفق، مهارت مدیریت زمان و برنامه‌ریزی را آموختند، نتایج شغلی و زندگی آن ها تا سه برابر بهتر شده و سطح رضایتمندی آنها نیز به شدت بهبود پیدا کرد.

مدیریت زمان در زندگی انسان‌های موفق به شدت مهم است و هدف گذاری در زندگی مهم‌ترین اصل برای رسیدن به خواسته‌ها و موفقیت است؛ اما اینکه «چطور برنامه ریزی کنیم؟» کلید رسیدن به این اهداف تعیین شده است.

هدف گذاری و اصول مدیریت زمان

هر کسی که هدفی برای خود تعیین کرده است، باید بتواند برای آن برنامه ریزی کند. بدون برنامه ریزی، رسیدن به اهداف غیرممکن است. تصور کنید می‌خواهید از شیراز به تهران بروید. مقصد شما معلوم است.

هدفتان مشخص است یعنی رسیدن به شهر تهران؛ با مسیریابی از روی نقشه این کار برای شما خیلی راحت می‌شود اما اگر راهِ رفتن به تهران را بلد نباشید،‌ هیچ فردی هم راهنمای شما نباشد و نقشه‌ای هم نداشته باشید، طبیعتاً به تهران نخواهید رسید.

برنامه‌ریزی درست مثل نقشه راه است. خبر خوب این است که الان می‌خواهیم نقشه راه رسیدن به خواسته‌ها و اهداف خود را پیدا کنیم؛ اینکه چطور برنامه‌ریزی کنیم؟

جالب است بدانید برنامه‌ریزی اشتباه نتایج معکوس برای شما دارد. یعنی اگر برنامه ریزی نکنید خیلی بهتر از این است که برنامه‌ریزی اشتباه کنید:

هدف بزرگ، برنامه درست و صحیح می‌خواهد…

از زبان خیلی از افراد می‌شنویم که می‌خواهند به اهداف و رویا های خود برسند؛ اما اکثرا برنامه‌ای برای رسیدن به آن ندارند. در حقیقت آنها هدفشان روشن است؛ اما وقتی از آنها بپرسیم خب «چطور برنامه ریزی کنیم؟» پاسخی برایش ندارند.

خیلی ها از من می‌پرسند که آیا به اهدامون میرسیم؟

پاسخ من این است که برنامه‌ریزی شما چگونه است؟

فرض کنید از کسی بپرسید هدفش برای سال جدید چیست و او بگوید: «به دست آوردن 800 میلیون تومان پول». دوباره از او سؤال می‌کنید: «خب چطور به آن می‌رسی؟» و او می‌گوید: «نمیدونم چجوری! اما حتماً به آن خواهم رسید»
به نظر شما با این دید چقدر احتمال دارد فرد مورد نظر به پولی که می‌خواهد برسد؟ به نظر شما چه چیزی این وسط کم است؟
بله. برنامه‌ریزی!

اهمیت مهارت برنامه ریزی

برنامه ریزی مهارت است و نکات پیچیده‌ای دارد. این نکته مهم را بگویم که هیچ نوع برنامه‌ریزی ای نیست که دقیقاً بتوان اجرایی‌اش کرد. چون بعضی وقت‌ها کارهایی پیش می‌آید که از حوزه کنترل ما خارج است. ممکن است اتفاق غیرمنتظره‌ای پیش بیاید و یا طبق زمان بندی نتوانیم عمل کنیم به عنوان مثال دچار بیماری شویم، برای یکی از اعضای خانوادمان اتفاقی بیافتد و… بنابراین برنامه‌ریزی کاملا منعطف است و ما ر نباید کارها را به صورت یک ربات انجام بدهیم.

این ۹ نکته مهم را به خاطر بسپارید:

اصول مدیریت زمان  و برنامه‌ریزی ، روزانه برای اهدافتان کاری کنید:

برنامه‌ریزی شما باید به‌ گونه‌ای باشد که هر روز حتماً و حتماً باید کاری برای هدفتان انجام دهید. حتی شده یک کار خیلی خیلی ساده و کوچک. مثلاً قصد توسعه کسب و کار دارید، هر روز حتی شده یک تماس با افراد مربوطه بگیرید. این به شما کمک می‌کند تا عادات پایدار و خوبی برای رسیدن به هدفتان شکل دهید. حتی شاید لازم باشد برای کارتان یک سرچ ساده انجام دهید؛ بنابراین لازم است هر روز دستکم یک کار ساده در راستای اهدافتان انجام دهید.

اصول مدیریت زمان  و برنامه‌ریزی ، اولویت بندی:

«فرصت نمی‌کنم» جواب کسانی است که برای برنامه‌ریزی‌هایشان اولویت بندی نمی‌کنند. بهتر است در هر روز، بیش از ۶ کار مختلف انجام ندهید. اگر کارهای مختلفی دارید برای آن اولویت بندی کنید و فعالیت‌هایی که اولویت پایینی دارند را با خیال راحت حذف کنید.

وقتی دست به برنامه‌ریزی می‌زنید، بعد از مدتی دستتان می‌آید که  تخمین بزنید که چه کارهایی وقت گیر است، چطور زمان‌های مُرده را کمتر کنید و چطور واقع نگر تر شویم و به جای بهانه فرصت نمیکنم، به مهم‌ترین کارهایمان برسیم.

اصول مدیریت زمان  و برنامه ریزی ، استراحت کنید:

بعضی ها فکر می‌کنند مدیریت زمان یعنی سخت کار کردن و پشت سر هم کار ها را به اتمام رساندن.

یک پژوهش نشان داده که شما باید 52 دقیقه کار کنید و 17 دقیقه استراحت نمایید. شاید شما امکان انجام این را نداشته باشید، اما باید بارها استراحت کنید. اگر کارآفرینی هستید که برای خود کار می‌ کنید، این مسئله بسیار حیاتی است. انرژی شما به سادگی از بین می رود، بدون اینکه حتی خودمان خبر داشته باشیم. با استراحت‌های متعدد می‌ توانید حالت ذهنی، احساسی و جسمی خود را در اوج نگه دارید.

اصول مدیریت زمان  و برنامه ریزی ، قانون 90-10 را اجرا کنید

مطابق با این قانون، به مدت نود روز، نود دقیقه اول وقت روزانه‌تان را روی مهم‌ترین هدفتان بگذارید. مثلاً می‌خواهید کتاب بنویسید. به مدت 90 روز باید 90 دقیقه از روزتان را برای این هدف بگذارید. اگر امکان این را ندارید که 90 دقیقه اول را روی هدفتان کار کنید، در طول روز این وقت را پیدا کنید.

از گفتن عباراتی مثل «وقت نمیکنم‌!» خودداری کنید. چون ما دقیقاً به همان اندازه که بیل گیتس و استیو جابز و دیگر موفق ها وقت داشته اند، وقت داریم!

قانون 20ـ80 را اجرا کنید

یک توصیۀ دیگر در رابطه با مدیریت زمان این است که از قانون 20-80 یا همان قاعدۀ پَرِتو استفاده کنید. این قانون می‌ گوید که 80% نتایج از 20% تلاش‌ها حاصل می‌ شود. در ارتباط بدین معناست که 80% از رفتار‌های ما شامل 20% از رضایت طرف مقابل میشود.

ترفند آن چیست؟کافیست  20 درصد از تلاش‌ها که 80 درصد نتایج را تولید می‌ کنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید. بنابراین اگر 20% کارهارا پیدا کنیم که باعث 80% ارتباط بهتر ما میشود پیدا کنیم و زمان بیشتری روی آنها بذاریم میتوانیم نتایج فوق العاده ای برای خودمان رقم بزنیم.

این کار را می‌ توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید. اهداف مهم خود را شناسایی کنید و برروی انجام آنها تمرکز کنید تا یک مدیریت زمان بهینه داشته باشید.

اصول مدیریت زمان  و برنامه‌ریزی ، خوب بخوابید:

با خواب خودتان شوخی نکنید. تمام موفق های دنیا برنامه منظمی برای خوابشان دارند. دانشمندان دریافته‌اند که کم‌خوابی به منظور انجام کارهای بیشتر منجر به مشکل می‌شود. افراد خسته کارها را بیشتر به تعویق می‌اندازند و راحت‌تر حواسشان پرت می‌شود.

اصول مدیریت زمان  و برنامه ریزی ، ورزش کنید:

طبق تحقیقات انجام شده بین سالم زندگی کردن و بازدهی کارها رابطه مستقیمی وجود دارد. به یاد داشته باشید خواب کافی، ورزش کردن و غذای سالم انرژی شما را در حد مطلوبی نگه می دارد. با ورزش کردن خستگی و کسالت از بدن شما رفع میشه و انرژیتون دوباره برمیگرده. تغذیه سالم رو نیز فراموش نکنید برای اینکه بتونید به خوبی مدیریت زمان داشته باشید باید سوخت اینکار رو تهیه کنید و این سوخت با ورزش کردن و استراحت کافی تامین میشه.

GTD را اجرا کنید

شاید بتوان گفت GTD مشهورترین تکنیک مدیریت زمان در دنیا باشد.

ایده اصلی این تکنیک آن است که شخص ابتدا باید کارها را از ذهن خود خارج کند و و آن ها را یادداشت کند. با این کار ذهن تنها روی کارهای نوشته شده متمرکز خواهد شد و از یادآوری اینکه چه کاری باید انجام دهد رها می شود.

نکته خیلی مهم این است که ذهن ما برای فکر کردن و خلق ایده ها است و کار آن نگهداری اطلاعات نیست

اصول مدیریت زمان  و برنامه ریزی، نه بگویید

زمان شما ارزشمند است. آن را با افراد و پروژ‌ه‌ها که با اهداف شما همخوانی ندارند، تلف نکنید. به جای اینکه دعوت‌ها و پیشنهادها را فوراً قبول کنید، بگویید: «بگذارید برنامه‌هایم را چک کنم سپس به شما خبر می‌دهم.» همین عبارت ساده برای شما زمان می‌خرد تا پیشنهاد را ارزیابی کنید و تصمیم هوشمندانه بگیرید.

مهارت نه گفتن

توانایی نه گفتن یکی از بزرگترین مهارت هایی است که ما باید یاد بگیریم  و اگر این مهارت را نداشته باشیم، دیگران دزد زمان ما می‌شوند.

بارها برای شما پیش اومده که کارهای خیلی مهمی داشتید و وقتی شخصی از شما کاری را می‌خواهد در رو دروایسی قرار بگیرید و قبول کنید. نمی‌توانید نه بگویید و مجبور میشوید کارهایی که مطابق میلتان نیست، انجام دهید. چه بسا بعضی از کارهای دیگران بسیار وقت‌گیر باشند و در آخر با خودتان میگویید که ای‌کاش این کار رو قبول نمی‌کردم. سوال مهم این است که چگونه نه بگوییم تا دیگران ناراحت نشوند؟ فیلم پایین را مشاهده کنید و مهارت نه گفتن خود را تقویت کنید.

پیشنهاد می‌کنم نسبت به ارزش‌های زندگی خود بله و نه بگویید.

حرف پایانی مقاله اصول مدیریت زمان

انسان‌هایی که عزت نفس بیشتری دارند، روی زمان خود خیلی حساس هستند. عزت نفس یعنی احساس ارزشمندی.

• آیا وقت آن نرسیده است که برای زمان خود ارزش بیشتری قائل باشید؟
• زمان خود را با گوشی موبایل‌تان کنترل کنید؟ (ارتباطات غلط شما چقدر از زمان شما را می‌گیرند؟)
• دوستانی به شما کمکی نمی‌کنند را حذف کنید؟
• سحرخیز شوید؟
• برای آینده خود و خانواد‌تان کاری انجام دهید؟

همین لحظه‌ای که در آن قرار گرفته‌اید و دارید این مطلب را مطالعه می‌کنید مهم ترین زمان شماست. می‌توانید آینده بهتری را برای خود رقم بزنید. اکثر انسان‌ها از فکر کردن فرار می‌کنند. برای زندگی بهتر نیاز هست که همین الان فکر کنید. روی سوالات بالا وقت بگذارید و به آن‌ها فکر کنید. مطمئن باشید که لیاقت یک زندگی بهتر را دارید. مدیریت زمان یکی از قوانین بازی این دنیا است که باید برای زندگی بهتر اصول آن را یاد بگیریم. امیدوارم که عملگرا باشید و اقدام‌هایی که گفته شد را همین الان انجام دهید.

نکات بالا به شما کمک می‌کند برنامه ریزی بهتری داشته باشید. اما این شما هستید که نوع این برنامه را با توجه به هدف‌های پیش‌بینی‌شده‌تان تعیین می‌کنید و تشخیص می‌دهید که برنامه ریزی که انجام دادید تا چه اندازه انعطاف‌پذیر باشد.
رسیدن به اهداف اصلاً چیز عجیبی نیست و شما می‌توانید با یک برنامه‌ریزی صحیح به خواسته‌های قشنگ خود دست پیدا کنید.

سؤال مهم این است که آیا شما بعد از مطالعه این مقاله تصمیم جدیدی می‌گیرید یا به همان سبک زندگی قبلی عمل می‌کنید؟

در واقع مطالعه‌ای که هیچ عملگرایی و نتیجه‌ای در پی خود نداشته باشد، هیچ ارزشی برای شما ندارد و صرفا به آن انباشت اطلاعات می‌گویند. سعی کنید عملگرایی را در خودتان تقویت کنید. نظرات و پیشنهادات خود را با ما به اشتراک بگذارید.