چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟ 6 نکته کلیدی

ما باید برای یک کنفرانس خوب نکات زیادی را رعایت کنیم، حالا چه می‌شود اگر این ارائه مجازی باشد؟ چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟ چگونه به شکل مجازی توضیحات را شفاف به مخاطب ارائه دهیم؟ بستر مجازی مناسب برای کنفرانس و جلسات مجازی چیست؟

در این مقاله ما شما را با دنیای مجازی و استفاده مفید و خوب آشنا می‌کنیم تا بتوانید با خیال راحت و مطمعن کنفرانس مجازی برگزار کنید. کنفرانس یا کلاس های مجازی راه خوبی برای کسب درآمد از حوزه تخصصی که تحصیل کرده‌اید و یا مهارت دارید، است.

در این مطلب به سوالات زیر پاسخ خوهیم داد:

• چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟
• کنفرانس مجازی چیست؟
• چگونه کنفرانس را شروع کنیم؟
• سرور کنفرانس مجازی چیست؟

کنفرانس مجازی چیست؟

یک کنفرانس مجازی با اهداف متفاوتی می‌تواند طراحی شود. می‌تواند موضوع کنفرانس علمی و یا درسی باشد و یا جایگزین یک همایش اجتماعی و یا کنفرانسی برای تبلیغ و آگاهی مخاطب از برند و خدمات شما در کسب و کارتان باشد. یک کنفرانس خوب مجازی می‌تواند شامل سخنرانی های کلیدی، سرگرمی های زنده، جلسات آموزشی و صدور گواهینامه، نمایش محصولات فروش، جلسات راه حل، بارش فکری و… باشد.

یک کنفرانس مجازی جایگزین یا همراهی عالی برای رویدادهای ترکیبی برای یک کنفرانس حضوری و یا آموزش کارگاهی است. امروزه با توسعه فضای مجازی آموزش و یادگیری وسییع و گسترده تر شده است. کنفرانس مجازی یک راه تدریس و کسب درآمد است. چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟ سوالاتی که در مورد هر جلسه مجازی باید پرسید:

طول جلسه: بیش از دو ساعت استاندارد نیست، جلسات کوتاه‌تری با محتوای متنوع در نظر بگیرید.

فرمت جلسه: پنل، وبینار، سخنرانی کلیدی، پخش به سبک اخبار، گفتگو ویدئو و…

تعامل با مخاطب: آیا مخاطب می‌تواند در ویدیو دیده شود، سؤالات را به صورت شفاهی بپرسد یا از طریق چت سؤال بپرسد؟

فن بیان واقعی فقط یاد گرفتن تکنیک نیست؛ وقتی اثر می‌کنه که پشتش اعتمادبه‌نفس و جرأت ابراز وجود باشه.

نوع محتوا: ارائه درسی و یا علمی، آموزش محصول یا خدمات و…

زنده یا از پیش ضبط شده: در یک جلسه زنده بیشتر ممکن است اشتباه پیش برود، اما احساسی از جامعه و افزایش تعامل را ایجاد می کند.

پخش جریانی در مقابل درخواست: درخواستی یک گزینه عالی برای جلسات کوچکتر است و به شرکت کنندگان استراحت می دهد، زیرا می توانند برنامه تماشای خود را انتخاب کنند.

بصری در مقابل فقط صوتی: جلسات نباید یکسان باشند – می‌توانید یک بحث یا ارائه به سبک پادکست فقط صوتی انجام دهید که فقط از تصاویر بصری استفاده می‌کند.

ارتباط تعاملی در مقابل ارتباط یک طرفه: برای یک سخنرانی اصلی، احتمالاً نمی خواهید مخاطب بتواند با سخنران تعامل داشته باشد، اما برای جلسات کوچکتر، تعامل می تواند شرکت کنندگان را درگیر کند.

بهارمن مشاهده فیلم ” آموزش17 ترفند سخنرانی تاثیر گذار” را به شما پیشنهاد می دهد.

نکات کلیدی چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟

1. شناخت مخاطب به چه معناست؟

چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟ هنگامی که با تیم خود برای سازماندهی یک کنفرانس مجازی برنامه ریزی می‌کنید، ابتدا باید بدانید که می‌خواهید چه کسانی را به عنوان شرکت کنندگان خود هدف قرار دهید. مخاطبان هدف شما به طور اجتناب ناپذیری بر محتوای کنفرانس شما، سخنرانانی که انتخاب می‌کنید و نحوه ایجاد بازاریابی خود برای تبلیغ رویداد و کنفرانس تأثیر می‌گذارد.

بنابراین، بسیار مهم است که نوع افرادی را که دعوت می‌کنید محدود کنید. برای مشخص کردن ویژگی‌های افرادی که می‌خواهید دعوت کنید، به شخصیت‌هایافراد و اعضای احتمالی توجه کنید؛ سپس می‌توانید هدف‌گیری خود را بر این اساس تنظیم کنید.

بهارمن مطالعه مقاله «آموزش درون سازمانی چیست؟» را به شما پیشنهاد می‌کند.

2. جلسات مجازی آنلاین (برخط)

سرور کنفرانس مجازی چیست؟ بستری و فضایی که می‌خواهید در آن کنفرانس مجازی دهید را سرور کنفرانس مجازی می‌گویند. هر کدام از بستر ها امکانات خاص خود را به شما ارائه می‌دهند. پیشنهاد ما به شما از آپ های ایرانی که کیفیت خوب و نسبتا بالایی دارند به ترتیب: اسکای روم، الوکام و قرار است.

با توجه به تعداد مخاطب و امکاناتی مثل تخته هوشمند، اشتراک گذاری فایل و … بستر مجازی که می‌خواهید درآن کنفرانس دهید را بررسی کنید. ممکن است نحوه ارائه کنفرانس دانشجویی شما و یا کنفرانش بازاریابی شما نیازمند امکاناتی باشد که باید از قبل طراحی و آماده شود.

سیستم صوتی و تصویری خود را قبل از اجرای آنلاین حتما چک کنید، حتی یک بار به طور آزمایشی با تعداد اندک کنفرانس را اجرا کنید تا ایرادات و الزامات کار مشخص شود.

بهارمن مطالعه مقاله «نحوه گفت و گو با دیگران» را به شما پیشنهاد می‌کند.

3. چگونه کنفرانس را شروع کنیم؟

آماده سازی سخنران یا سخنران ها برای یک کنفرانس مجازی بسیار مهم است. چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟ محتوای خوب ستون فقرات هر کنفرانس است، حتی بیشتر در رویدادهای مجازی. تضمین کیفیت بالای ارائه ها مهمترین قدم برای ارائه یک کنفرانس خوب است.

باید به یک شروع جذاب و انگیزشی فکر کنید. مخاطب از راه دور را بیشتر از آن فردی که حضوری میبینید باید تحت تاثیر قرار دهید. برای یک شروع خوب می‌توانید از داستان الهام دهنده و یا یک خاطره شیرین شروع کنید، اگر دوست دارید ایده‌های بیشتری در این باره داشته باشید به مقاله «سخنرانی و 7 راه برای شروع طوفانی» سر بزنید.

بهارمن مطالعه مقاله ” قرص کاهش استرس سخنرانی ” را نیز به شما پیشنهاد می دهد.

4. ایجاد تعامل در کنفرانس آنلاین

پس از مراقبت از نکات فنی، چهارمین گام برای موفقیت آن، ایجاد تعامل است. در حین کنفرانس اعضای شرکت کننده را وارد گفتکو کنید و یا زمان اختصاصی برای پرسشو پاسخ داشته باشید به این شکل مخاطب احساس بهتر و پویا تری از جلسه خواهد داشت. چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟ برای تعامل بیشتر جلسات خود، برخی از سخنرانان نیز از نظرسنجی های زنده برای ارتباط با شرکت کنندگان آنلاین استفاده کردند.

بهارمن مطالعه مقاله «چگونه سخنرانی خوبی داشته باشیم؟» را به شما پیشنهاد می‌کند.

5. کار گروهی

شاید به نظر برسد که ارائه کنفرانس مجازی کار آسان تری نسبت به کنفرانس های حضوری خواهد بود و لازم نیست افراد زیادی در تیم اجرایی باشند. به هیچ وجه این تصور غلط را پیروی نکنید. باید برای هر کنفرانس حداقل دو مسئول فنی که اتصالات را برسی می‌کنند در جلسه کنفرانس حضور داشته  باشند.

اگر به صورت فیلمبرداری با دوربین کنفرانس را ضبط می‌کنید و مستقیم به بستر مجازی متصل کرده اید یک فیلمبردار نیز لازم است. یک نفر برای یادداشت سوالات مخاطبان و رساندن آن ها به سخنران استفاده کنید و هر ایده ای که برای کنفرانس خود دارید نیازمند نیرویی است که با تمرکز کامل آن کار را انجام دهد.

کنفرانس مجازی به هیچ وجه کار فردی نیست. اگر چه مخاطبان تعداد کمی باشند میتوان کارها را یک نفر انجام دهد اما اگر تعداد مخاطبان بالا باشد ممکن نیست. هر چقدر هم که تیم شما بزرگ باشد، زمان کافی را برای برنامه ریزی اختصاص دهید.

6. نگاهی نو

چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟ تغییر رویداد و یا کنفرانس خود به صورت آنلاین علاوه بر نکات کلیدی بالا، نیازمند تغییر ذهنیت شماست. از آنچه در رویدادهای زنده به آن عادت دارید فاصله بگیرید و سعی کنید به دنبال خلاقیت و بالا بردن کیفیت یه شکل مجازی باشید. انجام این تغییر فرصتی عالی برای کشف راه های جدید برای ارائه رویدادهای بهتر است.

خود را به تکرار آنچه از قبل می‌دانید و تجربه کرده اید، محدود نکنید. شما می توانید هر چیزی را در محیط آنلاین بازسازی کنید. فقط کمی خلاق باشید و  کارهایی را ابرنامه ریزی کنید که تا به حال هیچ کس آن را امتحان نکرده است. شجاع باشید و از امتحان رویکردها و فناوری های جدید نترسید. می توانید نحوه راه اندازی یک جریان زنده یا پلتفرم خود را به راحتی در اینترنت بیاموزید.

چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟ برای داشتن یک کنفرانس به یاد ماندنی باید پایان جذاب و خلاقانه‌ای را طراحی کنید، بهارمن مطالعه مقاله «12 راهکار چگونه سخنرانی را به پایان برسانیم؟» را به شما توصیه می‌کند.

چگونه کلاس های آفلاین برگزار کنیم؟

در این مقاله درباره چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟ صحبت کردیم، اغلب کنفرانس ها آنلاین هستند اما ممکن است شما بخواهید کلاس یا جلسه ای از پیش ضبط شده را در اختیار مخاطب قرار دهید و دوره ای که برگزار میکنید بنا بر شرایط آفلاین باشد. بعضی ویژگی ها در ارائه مجازی آنلاین و آفلاین مشترک هستند از جمله:

دستورالعمل اصلی برای ارائه های از پیش ضبط شده و زنده داشتن یک میکروفون ، یک دوربین  با کیفیت بالا و یک منبع نور عالی است. برای اینکه گفتگوها منسجم به نظر برسد، سخنرانان باید پس‌زمینه ساده و رنگ‌آمیزی داشته باشند. اما نکات مهمی نیز اختصاصا برای کنفرانس آفلاین لازم است بدانید که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد.

ضبط ویدیو های سخنرانی: از هر سخنران بخواهید قبل از ضبط سخنرانی خود، یک نمونه ویدیوی کوتاه را به اشتراک بگذارد. از آن برای بررسی درست بودن تنظیمات و صدا استفاده کنید و سپس همه دوره آموزشی را از قبل ضبط کنید.

سازماندهی ضبط کنفرانس: از سخنرانان بخواهید تا مکالمات خود را بر اساس فصل تنظیم و ضبط کنند. به عنوان مثال، یک گفتگوی 20 دقیقه ای را به پنج قسمت تقسیم کنید که هر کدام چهار دقیقه طول می کشد. ضبط آن ها در زمان های کوچک تر و داشتن استراحت برای آنها آسان تر خواهد بود.

فیلمبرداری و دوربین: نکات مشخصی در مورد نحوه جذاب بودن در دوربین ارائه دهید. نگاه مستقیم به دوربین باعث ایجاد ارتباط با شرکت کنندگان می‌شود. نگاه کردن از پایین به یادداشت ها نتیجه معکوس خواهد داشت.

تدوین ویدئوها: ویدئوها را با جریان یادگیری ویرایش و تنظیم کنید. برای برجسته کردن نکات کلیدی، اسلایدها یا انیمیشن ها را اضافه کنید. حتماً نور را اصلاح کنید تا ویدیوها یکسان شود.

سخن پایانی

کنفرانس مجازی و وبینارهای مجازی امروزه بسیار فراگیر است؛ همه ما می‌توانیم از آن برای کسب و  کار و یا آموزش به مخاطبان خود استفاده کنیم. در نتیجه، با بررسی موضوع “چگونه کنفرانس مجازی دهیم؟” و توجه به اهمیت شناخت مخاطب و شروع کنفرانس به شیوه‌های جذاب، به نتیجه می‌رسیم که ایجاد تعامل در کنفرانس مجازی امری بسیار حیاتی است.

با بهره‌گیری از تکنولوژی و ابزارهای مناسب می‌توان کنفرانس‌های مجازی را به سبکی جذاب و پویا تبدیل کرد که ارتباطات مفید و موثری را برقرار نماید. همچنین، به چگونگی برگزاری کلاس‌های آفلاین پرداختیم؛ زیرا این کلاس‌ها فرصتی است برای برقراری ارتباطات بین افراد و تجربه مستقیمی از آموزش و یادگیری فراهم می‌آورند. به طور کلی، با رعایت این نکات و بهره‌گیری از روش‌های مناسب، می‌توان به برگزاری کنفرانس‌های مجازی با کیفیت و موفق دست یافت.شاد و پیروز و ثروتمند باشید.🌻