چگونه رفع ابهام کنیم؟ 8 پیشنهاد موفق

چگونه رفع ابهام کنیم؟ ابهام در محل کار می‌تواند شغل شما را چالش برانگیزتر کند، اما اغلب می‌توانید از تکنیک ها و استراتژی های خاصی برای غلبه بر بسیاری از موقعیت های مبهم استفاده کنید. وقتی مطمئن نیستید که چگونه به یک کار خاص ادامه دهید، معمولاً می توانید از مجموعه مهارت های خود برای گرفتن بهترین تصمیم بدون داشتن تمام اطلاعات استفاده کنید.

یادگیری مهارت ها و تکنیک های مختلف می‌تواند به شما در مدیریت یک محیط مبهم کمک کند. در این مقاله توضیح می‌دهیم که ابهام چیست، چند مثال برای کمک به شناسایی موقعیت‌های مبهم ارائه می‌کنیم و نکاتی را برای غلبه بر ابهام ارائه می‌کنیم.

در این مطلب به سوالات زیر پاسخ خواهیم داد:

• چگونه رفع ابهام کنیم؟
• ابهام چیست؟
• مهارت های حل مسئله چیست؟

ابهام چیست؟

ابهام عبارت، وظیفه یا هدف نامشخصی است. هنگامی که با یک موقعیت مبهم روبرو می شوید، ممکن است مطمئن نباشید که چگونه باید ادامه دهید، زیرا هدف مبهم است یا به تمام اطلاعاتی که نیاز دارید دسترسی ندارید. اگرچه ابهام می‌تواند چالش‌های زیادی را در محل کار ایجاد کند، اما می‌توانید یاد بگیرید که چگونه بر این موقعیت‌ها غلبه کنید و حرفه‌ای با اعتماد به نفس بیشتری شوید.

نمونه هایی از ابهام

شناسایی موقعیت های مبهم در محل کار برای رسیدن به موفقیت بسیار مهم است. برخی از این نمونه های رایج ابهام در محل کار را در نظر بگیرید:

هدف نامشخص

کار برای رسیدن به یک هدف نامشخص. ممکن است یک هدف کلی داشته باشید که بتوانید برای رسیدن به آن تلاش کنید، اما در مورد نتیجه ای که باید به آن برسید یا اینکه چه زمانی کار را متوقف کنید، مطمئن نیستید. این می تواند بهره وری یا توانایی شما را برای انجام کارهای دیگر تغییر دهد.

بهارمن به شما دوره رایگان هدفگذاری و مدیریت زمان را پیشنهاد می‌کند.

کار در نقشی نامشخص

گاهی اوقات عناوین شغلی و مسئولیت‌های شما با هم مطابقت ندارند یا برای یک نقش استخدام شده‌اید و وظایف نقش دیگری را انجام می‌دهید. این نوع ابهام می تواند بر مسیر شغلی و حقوق شما در آینده تأثیر بگذارد.

برنامه ریزی حول یک تغییر بزرگ

برخی از شرکت ها برنامه ریزی حول یک تغییر بزرگ را تصمیم گیری میکنند و  سپس به آرامی تغییرات را برای دریافت بازخورد و نتیجه به کارمندان اطلاع می‌دهند. به عنوان یک کارمند، تغییر روش کار بدون دانستن نوع برنامه ها، اهداف و نتایجی که باید انتظار داشته باشید، می‌تواند چالش برانگیز باشد.

8 راه کاهش ابهام در کسب و کار

1. گزارش جلسه را بنویسید

تمام مواردی که در یک جلسه یا تماس تلفنی بر روی آنها توافق شده است را به صورت کتبی خلاصه کنید و سپس خلاصه آن را برای شرکت کنندگان ارسال کنید. از شرکت کنندگان دعوت کنید که یا امضا کنند که خلاصه درست است یا هر چیزی را که ناقص یا نادرست است شناسایی کنند. برای جلوگیری از کور کردن هر کسی، یک کپی از توافق نهایی را برای هر کسی که تحت تأثیر تصمیم قرار می گیرد ارسال کنید.

2. واضح صحبت کنید

در فرهنگ معمولی، بیزاری از رویه های رسمی و اداری پیچیده و مبهم وجود دارد. از آنجایی که سردرگمی یکی از عوامل اصلی درگیری است، تمرین پروتکل های منسجم برای از بین بردن ابهامات غیرضروری مفید خواهد بود. چگونه رفع ابهام کنیم؟ به طور جدی، با تمرین واضح صحبت کردن و داشتن انضباط شخصی، اکثر افراد تیم و سازمان می‌توانند یاد بگیرند که بیشترین فعالیت را در ارتباطات با کاری که از آن ها خواسته شده انجام دهند. چگونه رفع ابهام کنیم؟ برای مثال برای برگزاری جلسه کاری مبهم صحبت نکنید:

• بیایید به زودی دوباره دور هم جمع شویم تا در مورد پروژه خود بحث کنیم. (مبهم)
• بیایید دوباره در ساعت 14:15 روز 1 آبان در اتاق کنفرانس با هم ملاقات کنیم. (بدون ابهام)

3. تعهدنامه کاری بنویسید

درگیری در بین اعضای تیم رخ خواهد داد، اما شما می‌توانید نقش درستی در شرایط حساس و اختلافات کاری داشته باشید. به طور ناخودآگاه، انسان‌ها از شخص دیگری می‌خواهند که در هنگام تجربه آشفتگی رابطه، طرف آنها را بگیرد.

چگونه رفع ابهام کنیم؟ نتایج شگفت‌انگیز زمانی اتفاق می‌افتد که اصرار داشته باشیم که اعضای گروهی که درگیری‌های بین فردی دارند، زمینه‌های مشترک پیدا کنند، اختلافات خود را حل کنند و یک تعهد بدون ابهام برای تفاهم بنویسند. این عمل ساده مسئولیت پذیری متقابل ایجاد می‌کند و مکالمه را از «سعی خواهم کرد» به «انجام خواهم داد» منتقل میکند.

4. سوال بپرسید

چگونه رفع ابهام کنیم؟ هر چه بهتر سوال بپرسید، موقعیت پیش روی خود را بهتر درک می‌کنید.آیا لازم است با فردی در تیم محصولات صحبت کنید زیرا باید تدارکات را درک کنید که چگونه کار می‌کند؟ آیا باید با یک وکیل صحبت کنید زیرا باید عواقب قانونی را درک کنید؟ آیا ارتباط با یک متخصص ارتباطات برای آگاهی روابط عمومی درست خواهد بود؟ افراد موفق نقاط مبهم را شناسایی می‌کنند و به دنبال اطلاعاتی برای اتصال نقطه‌ها هستند.

5. برنامه ریزی کنید

در صورت امکان، یک طرح کلی برای آینده خود از نظر شغلی داشته باشید. مسیر شغلی می‌تواند به شما کمک کند تا اهداف تعریف شده تری ایجاد کنید که به پیشرفت شما کمک می‌کند. حتی اگر در شغل یا شرکت فعلی خود با موقعیت‌های مبهم روبرو هستید؛ در نظر بگیرید که می خواهید در سال آینده، پنج سال و 10 سال آینده به طور حرفه ای کجا باشید؟ سپس فهرستی از مراحلی را که می‌توانید برای رسیدن به آن انجام دهید، تهیه کنید.

به عنوان مثال، اگر می‌خواهید در یک سال یک موقعیت مدیریتی داشته باشید، برای آن دقیق و بدون ابهام برنامه ریزی کنید و به توسعه مهارت های رهبری خود و درخواست فرصت‌های بیشتر رهبری فکر کنید.

6. تغییر را بپذیرید

تغییرات در گردش کار یا ساختار شرکت اغلب می‌تواند ابهام ایجاد کند. چگونه رفع ابهام کنیم؟ پذیرفتن این تغییرات و دانستن این که معمولاً پرسیدن سؤال برای به دست آوردن وضوح بیشتر قابل قبول است، می‌تواند به شما کمک کند تا در این موقعیت‌های نامشخص حرکت کنید.

اگر مسئولیت‌های شما تغییر کرد، آن را راهی برای یادگیری مهارت‌های بیشتر و کمک بیشتر به اهداف تیم خود در نظر بگیرید. اگر دربرابر تغییر سر سخت هستید، مقاله «چگونه شخصیت خود را تغییر دهیم؟» را مطالعه کنید.

7. مهارت حل مسئله را یاد بگیرید

مهارت‌های حل مسئله چیست؟ و با استفاده از آن چگونه رفع ابهام کنیم؟ این مهارت‌ها می‌تواند به شما کمک کند با ذهنیت تحلیلی تر به سناریوهای مبهم نزدیک شوید. ممکن است بتوانید از ابزارها و اطلاعات محدودی که در اختیار دارید برای روشن کردن ابهامات و ارزیابی وضعیت بهتر استفاده کنید.

برای بهبود مهارت های حل مسئله، سعی کنید تا جایی که می‌توانید موقعیت و نتایج ایده آل را تعریف کنید. اگر نیاز به انتخاب از بین چندین گزینه دارید، به این فکر کنید که هر کدام را چه نتیجه ای خواهد داشت، چه مقدار هزینه دارد و چقدر طول می‌کشد. روند خود را مستند کنید تا بتوانید بعداً به انتخاب‌های خود مراجعه کنید.

8. ارتباط مداوم برقرار کنید

برای کمک به رفع ابهام در شرایط مختلف و پاسخ چگونه رفع ابهام کنیم؟، به طور مداوم با اعضای تیم و مدیر خود در ارتباط باشید. پرسیدن سوالات و توضیح برنامه‌ها و پیشرفت شما، ارتباط تیمی را تشویق می‌کند، که می‌تواند به شما کمک کند تا در جهت اهداف و مقاصد یکسان تلاش کنید. هنگام برقراری ارتباط، تا حد امکان دقیق باشید تا مطمئن شوید که پیام شما واضح و قابل درک است.

کلام آخر چگونه رفع ابهام کنیم؟

در مقاله چگونه رفع ابهام کنیم؟ به رفع ابهام در کسب و کار و فعالیت های پرداختیم. گاهی برای پیشرفت همین یک چالش ساده می‌تواند نتایج را به شکست تبدیل کند. برای اعضای تیم و یا رئیس سازمان و یا شرکت خود وقت بگذارید و نگذارید سوءتفاهم یا نقاط مبهمی باقی بماند. موفق و پر روزی باشید.