تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار 

چند نکته برای که مدیریت زمان در محیط کار  می‌تواند بهره وری شما را به سطح کاملا جدیدی برساند. برای همه ما پیش آمده که در بین پروژه‌های جدید، مدیریت مالی ، نوشتن نامه‌های درخواست و جلسات کاری گیر کرده ایم. برای نتیجه مطلوب لازم است همه کارها به خوبی و درستی انجام شود. پس برای موفقیت به شاه کلید مدیریت زمان نیاز داریم. در این مطلب ما به شما تکنیک های مدیریت زمان در محیط کار را یاد می‌دهیم.

سوالاتی که در این مطلب به آن‌ها پاسخ می‌دهیم:

• تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار چیست؟
• 2.مدیریت زمان چیست؟
• چگونه کار‌هایمان را اولویت بندی کنیم؟
• چه وقتی بهترین زمان برای تهیه لیست کارها است؟

مدیریت زمان چیست؟

برای بسیاری از ما، به نظر می‌رسد که هرگز زمان کافی در روز وجود ندارد. با این حال، همه ما 24 ساعت در روز فرصت داریم تا وظایف خود را به انجام برسانیم، و برخی افراد در این کار فوق‌العاده خوب هستند، در حالی که برخی دیگر برای رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها تلاش می‌کنند . چرا برخی از افراد از زمان خود به طور موثرتری نسبت به دیگران استفاده می کنند؟ پاسخ در مدیریت موثر زمان نهفته است . مدیریت زمان یعنی فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی مقدار زمانی که می‌خواهید بین فعالیت های خاص تقسیم کنید. اختصاص دادن زمان به کارها مختلف باید هدفمند باشد تا بهره وری در کار افزایش یابد.

تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار چیست؟

1.پیش از شروع کار، فکرکنید!

شغل‌های زیادی وجود ندارد که بتوانید بدون تصمیم قبلی یا فکر کردن در مورد اینکه چگونه می‌خواهید برای کارتان برنامه ریزی کنید، بنشینید و شروع به کار کنید. چیزهای زیادی برای فکر کردن وجود دارد، مانند؛

• کدام وظیفه از اولویت بالایی برخوردار است.
• زمانی که قرار است یک کار تکمیل شود.
• کدام منابع برای انجام کار موجود است.
• کدام کار باید بعدا انجام شود.

همه این تصمیمات باید قبل از اینکه سر کار بنشینید گرفته شود، بنابراین یک کار بر کار دیگری تأثیر نمی‌گذارد. این یک نوع استراتژی مدیریت زمان است. تصمیمات روشنی در رابطه با وظایف خود بگیرید تا روش کار را تا حد زیادی بهبود بخشید.

2.اولویت بندی کنید

مدیریت زمان به معنای صرف زمان بر روی اولویت‌ها و عدم تلف کردن زمان بر روی غیراولویت‌ها است. اولویت‌های خود را با پرسیدن این سوالات از خود بشناسید:

• ارزش‌های شما چیست؟
• اهداف شما چه هستند؟
• نتیجه فعالیت چیست؟

وقتی بدانید چگونه اهداف خود را اولویت بندی کنید، احتمالاً در نقش خود موفق خواهید بود.

3. در پایان هر روز فهرستی از کارها تهیه کنید

فهرست کارها عمدتاً انگیزه ‌دهنده هستند، زیرا ایده روشنی از آنچه قرار است هر روز انجام شود را ارائه می‌دهد. بهترین زمان برای تهیه لیست کارهایی که باید انجام دهید، پایان هر روز است تا به وضوح بدانید که روز بعد از کجا باید کار را از سر بگیرید. شما به راحتی می‌توانید این کار را با استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند ProofHub انجام دهید .

• با استفاده از نرم افزارهای برنامه نویسی و مدیریت پروژه، به راحتی می توانید:
• وظایف ایجاد کنید.
• آن‌ها را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید.
• آن‌ها را اختصاص دهید.
• تاریخ شروع و پایان پروژه را تنظیم کنید.
• زمان صرف شده را پیگیری کنید.

4. روی یک کار تمرکز کنید

تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار، زمانی می‌تواند موفقیت آمیز باشد که خود را از دایره حواس پرتی خارج کنید. زمانی که باید میلیون‌ها کار را انجام دهید، پای کار ماندن در وظایف آسان نیست و حواس پرتی طبیعی است. بنابراین برای ثابت قدم بودن در مسیر رسیدن به آنچه می‌خواهید ، در هر زمان فقط روی یک قسمت از کار خود تمرکز کنید. از وسایلی مثل موبایل و از کارهایی مثل چک کردن ایمیل ها خودداری کنید. پیشنهاد می کنم مقاله اصول مدیریت زمان با 9 تکنیک فوق‌العاده را نیز مطالعه کنید

5. مسدود سازی زمان

راز مدیریت موثر در زمان، روش مسدود کردن زمان است. مسدود کردن زمان در واقع روشی است که تعداد ساعت معینی را به یک کار اختصاص می‌دهید و زمان را برای کارهای دیگر مسدود می‌کند. کوین کروز در کتاب خود با عنوان 15 راز که افراد موفق درباره مدیریت زمان می‌دانند ، پیشنهاد کرده است که  روز خود را از طریق بلوک‌های زمانی سازماندهی کنید.

6. برنامه روزانه خود را ثبت کنید

این استراتژی مدیریت زمان به شما کمک می2کند تا دریابید که کدام فعالیت‌ها هستند که وقت خود را برای آن‌ها تلف می‌کنید. می‌توانید با ردیابی فعالیت‌های خود در محل کار با استفاده از برنامه‌های ردیابی زمان و برنامه‌های بهره وری شروع کنید. وقتی برنامه‌های روزانه خود را به مدت یک هفته ثبت کردید، می‌توانید تمام فعالیت‌های اتلاف وقت را تشخیص دهید و بهتر است تلاش آگاهانه‌ای برای حذف آن‌ها از روز خود داشته باشید.

7.عوامل حواس پرتی را از بین ببرید

رسانه‌های اجتماعی، مرور وب، همکاران، پیام‌های متنی، پیام‌های فوری و… حواس‌پرتی در محل کار می‌تواند بی‌حد و اندازه باشد. یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار ، فعال بودن برای خلاص شدن از شر چنین مواردی است. در را ببندید تا وقفه‌ها را محدود کنید. همه برگه‌ها را ببندید به جز آن‌هایی که در حال حاضر روی آن‌ها کار می کنید. اعلان‌های پیام رسانی را خاموش کنید و تماس‌های تلفنی شخصی خود را برای ناهار بگذارید. دو عامل اصلی خود را که حواس‌تان را پرت می‌کنند شناسایی کنید و به مدت دو هفته روی غلبه بر آن‌ها تمرکز کنید. پیشنهاد میکنم مقاله مدیریت زمان و برنامه ریزی را نیز مطالعه کنید

8.سازماندهی کنید

افراد موفق کارها را سازمان دهی می‌کنند. وقتی تعداد زیادی کار برای تمرکز وجود دارد که می‌تواند بهره وری را پراکنده کند و می تواند بسیار طاقت فرسا باشد. کارهای بزرگتر را به وظایف فرعی کوچک و قابل مدیریت تقسیم کنید.

9. صبح‌ها با چالش های بزرگ بجنگید

آیا می‌خواهید ازوقت خود به طور سازنده استفاده کنید؟ اگر چنین است، پس مهم ترین وظایف را از لیست کارهای خود شناسایی کنید و اول صبح آن‌ها را کامل کنید. بر کسی پوشیده نیست که شما بیشترین انرژی و اشتیاق را در صبح دارید. بنابراین، چرا از آن برای مقابله با بزرگترین و چالش برانگیزترین وظایف استفاده نمی‌کنید؟ این روش یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار است که باعث می‌شود هنگامی که مهم‌ترین وظایف را انجام می‌دهید، گذراندن بقیه روز برای شما بسیار آسان‌تر شود.

10. کارهای مشابه را با هم جمع کنید

وظایف مختلف از اعضای تیم می‌طلبد که زمان و تلاش متفاوتی را صرف کنند. اما از آنجایی که اکثر وظایفی که تیم‌ها امروز انجام می‌دهند شبیه به یکدیگر هستند، بهترین راه برای انجام آن‌ها این است که آنها را با هم جمع کنیم.  دسته‌بندی وظایف مشابه یا مرتبط با هم در یک پروژه به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا زمان را کاهش دهند و پروژه‌ها را سریع‌تر تحویل دهند. با این تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار کارها سبک تر و وقت کمتری را نیاز دارند.

11. از کمال گرا بودن دست بردارید

یکی از دلایل اصلی که چرا اکثر مردم وظایف خود را به تعویق می‌اندازند یا دائماً تحویل یک پروژه یا محصول را به تاخیر می‌اندازند این است که آن‌ها به دنبال کمال هستند. خیلی خوب است که می‌خواهید در هر کاری که انجام می‌دهید بهترین باشید، اما در اینجا یک سوال مهم وجود دارد، آیا شما فقط یک کار در لیست کارهای خود دارید؟ بدیهی است که پاسخ “نه” است. از آنجایی که بسیاری از وظایف دیگر در لیست کارهای شما وجود دارد که باید در همان روز تکمیل شوند، پس کمال گرایی را متوقف کنید و بیشتر روی انجام هر کار به بهترین شکل ممکن و واقع بینانه تمرکز کنید.

12. قانون 80-20 را یاد بگیرید

“قانون 20/80”  یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار است و به ما می گوید که 80٪ از نتایجی که به دست می‌آوریم از 20٪ اقدامات ما به دست می‌آید. اکنون، وقتی نوبت به مدیریت موثر زمان می‌رسد، این قانون به شما پیشنهاد می‌کند به فهرست کارهای خود نگاه کنید و راه‌هایی برای ساده نگه داشتن آن بیابید. با توجه به این اصل، باید به مهمترین کارها برسید و ابتدا روی انجام آن‌ها تمرکز کنید.

13. بین کارها زمان استراحت بگذارید

شما می‌خواهید در یک روز از زمان خود بیشترین استفاده را ببرید و به همین دلیل است که بدون اتلاف وقت از یک کار به کار دیگر می‌پرید. اکنون، این ممکن است در نگاه اول استفاده خوبی از زمان شما باشد، اما در نهایت، دقیقاً برعکس است. به هر حال، مغز انسان برای حفظ بالاترین سطح تمرکز و انگیزه، پس از هر 90 دقیقه به استراحت نیاز دارد. بنابراین، 10-15 دقیقه استراحت بین تکمیل یک کار و شروع کار بعدی را قرار دهید. قبل از اینکه به سر کار برگردید، به پیاده روی بروید یا یک چیزی بخورید تا ذهن‌تان کمی آزاد شود.

14. برون سپاری را در نظر بگیرید

برون سپاری کار مشکلی است اما این واقعیت را تغییر نمی‌دهد که آن‌ها یک جنبه حیاتی از محیط کار مدرن هستند. ما می‌دانیم که اغلب دشوار است که به شخص دیگری اجازه دهید وظایف خاصی را انجام دهد، اما به یاد داشته باشید، شما زمان محدودی برای انجام برخی کارها دارید و واگذاری/برون سپاری می‌تواند باعث صرفه جویی در زمان واقعی شود. فقط مطمئن شوید که مسئولیت‌ها را به فرد مناسب با مهارت‌های مورد نظر واگذار کرده‌اید. و اگر این کار را انجام دهید، هیچ نگرانی در مورد آن ندارید.

15. فقط چند وظیفه‌ای را متوقف کنید

مدیریت همزمان دو کار اغلب منجر به از دست دادن بهره وری می‌شود. یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار بر اساس یک مطالعه روان‌شناختی اخیر این است: افرادی که ترجیح می‌دهند عادت چندوظیفه‌ای را تمرین کنند، روی کارها تمرکز پایین تری دارند. اکثر آنها معتقدند که انجام چند کار معمولی به صرفه جویی در زمان و انجام کارهای بیشتر در یک روز کمک می‌کند، اما در واقعیت، اغلب برعکس است.

16. از یک تقویم استفاده کنید

به شما تبریک می‌گویم اگر حافظه قوی دارید. اما فکر نمی‌کنید اگر همه رویدادها، وظایف و نقاط عطف مهم خود را در یک تقویم علامت گذاری کنید، خیلی بهتر خواهد بود. کارایی تقویم‌ها در مدیریت زمان سال‌ها ست که به خوبی شناخته شده‌است. خبر خوب این است که اکنون تقویم های دیجیتالی داریم که مدیریت زمان و زمان بندی را به سطح بالاتری رسانده‌اند. با یک تقویم زمان‌بندی پروژه آنلاین، می‌توانید جلسات را برنامه‌ریزی کنید، رویدادها را ایجاد کنید، یادآوری‌ها را تنظیم کنید و تقریباً از هر دستگاهی در دسترس بودن خود را برای یک تاریخ خاص بررسی کنید. با استفاده از یک تقویم پروژه می‌توانید تمام داده‌های تقویم را در همه پروژه‌ها در یک مکان مشاهده کنید.

17. زمان را برای انتظار تلف نکنید

زمانی که در یک پروژه منتظر می‌مانید، زمان تلف شده است. اکنون، ما به شما پیشنهاد نمی‌کنیم که بی صبر باشید. اما هر پروژه باید در یک بازه زمانی مشخص تکمیل شود و زمانی که در انتظار تلف کرده‌اید به راحتی می تواند در جای دیگر بهتر سپری شود. اگر به دنبال ایده هستید، گوش دادن به یک پادکست را در نظر بگیرید یا برخی از پست‌های مفید سایت را بخوانید، در حالی که منتظر یک اطلاعات مهم یا مشاوره در یک پروژه هستید، این به شما کمک می‌کند آتش درون خود را دوباره شعله ور کنید و انگیزه پیدا کنید که دوباره به مسیر خود ادامه دهید.

(این مطلب رو برای رفیق پر تلاش و اهل کارت بفرست تا لحظه‌های زندگیش شیرین‌تر بشه.)

سخن پایانی در مطلب تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار

تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار به شما کمک می‌کند زندگی کنترل شده‌تری در محل کار و خانه داشته باشید. تکنیک‌های مدیریت زمان به تغییر روش زندگی شما کمک میکند تا از گنج گرانبهای زمان به خوبی استفاده کنید. با طرز فکر صحیح و استراتژی های درست، می توانید زندگی شادتری داشته باشید. موفق و سربلند باشید.